Assistant / Assistante de gestion administrative

Réf UPC 14879 Paris 75005

RÉSUMÉ DU POSTE
Placé(e) sous l'autorité de la directrice du Pôle Formation et Vie Etudiante de la faculté de santé, vous avez en charge le déploiement et la coordination du service sanitaire au sein de la faculté, toutes filières confondues. Vous veillez à la bonne organisation des différentes phases du projet, en garantissant le respect des échéances et des objectifs fixés. Le service sanitaire concerne au total une promotion de 2500 étudiants au sein de la faculté de santé ( soins infirmiers, médecine, pharmacie, maïeutique, kinésithérapie et podologie).
La liste des activités décrites ci-dessous est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des priorités de la Faculté de Santé.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

1. Coordination :
- Élaborer et mettre en œuvre un plan d'action détaillé pour le déploiement du service sanitaire dans les différents terrains d'actions des étudiants, dans le respect de la règlementation applicable et en lien étroit avec les équipes pédagogiques.
- Assurer la coordination entre les différents acteurs impliqués dans le projet (ARS, responsables pédagogiques, référents de l'éducation nationale, référents des structures accueillant les interventions des étudiants, etc.).
- Organiser et animer les réunions de suivi en lien avec les référents pédagogiques de chaque composante
- Suivre le déploiement de l'outil de gestion dédié à faciliter l'organisation et la gestion du service sanitaire

2. Gestion opérationnelle :
- Superviser et sécuriser la mise en place des différentes actions prévues dans le cadre du service sanitaire.
- Aider à la coordination des départs en stage des étudiants en santé sur leur terrain d'action de promotion de la santé :
- Recensement des établissements/terrains d'actions et mise en place des conventions, en lien avec les institutions publiques (50 à 100 terrains, en Ile de France). Cela nécessite en particulier des échanges par courriel, téléphone ou visio réguliers avec les référents des établissements de l'éducation nationale ou des structures constituant les terrains d'actions.
- Soutien aux établissements/terrains d'action et aux référents pédagogiques pour l'affectation et le suivi des étudiants
- Gestion du processus d'évaluation : centralisation des documents, informatisation du procédé en lien avec les scolarités des différentes composantes
- Utilisation de l'outil de gestion dédié permettant de fluidifier l'ensemble des processus décrits ci-dessus
- Préparer l'organisation du service sanitaire
- Elaboration et sécurisation des plannings de formation théorique en lien avec les référents pédagogiques et/ou les scolarités des UFR
- Identification et développement des terrains d'actions et mise en œuvre logistique des affectations en interprofessionnalité
- Réponse aux interrogations et problématiques des usagers et parties prenantes

3. Communication :
- Assurer la communication interne et externe sur l'avancement du projet
- Rédiger des rapports périodiques (progrès réalisés, obstacles rencontrés) permettant un suivi du déploiement du service sanitaire pour les référents pédagogiques et les référents de l'ARS.
- Participer à la sensibilisation des parties prenantes quant aux enjeux et objectifs du service sanitaire.

4. Évaluation et amélioration continue :
- Participer à l'évaluation du service sanitaire via l'outil de gestion dédié (reporting)
- Déterminer et recueillir des indicateurs pour l'évaluation de la pertinence organisationnelle du dispositif,
- Analyser les résultats obtenus et proposer des axes d'amélioration,
- Contribuer à l'élaboration de recommandations pour optimiser le déploiement du service sanitaire.

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :
- Organisation de l'enseignement supérieur
- Connaissance de l'organisation administrative des universités