Assistant / Assistante de gestion administrative

Sous la hiérarchie du directeur du pôle enfance et solidarité, le chargé d'accueil et de gestion administrative accueille, oriente et renseigne le public. Il représente l'image de la collectivité auprès des usagers. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
Les activités

o Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
o Recevoir et orienter les demandes
o Rechercher et diffuser des informations
o Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
o Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
o Conseiller les usagers et agents sur les procédures
o Renseigner et orienter le public
o Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
o Présenter des documents d'information et de communication
o Gérer un planning de réservation
o Orienter vers les personnes et services compétents
o Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
o Aider à rédiger des documents administratifs
o Gérer et afficher des informations
o Traiter les dossiers et saisie de documents
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Saisir des documents de formes et de contenus divers
o Gérer et actualiser une base d'informations
o Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
o Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
o Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Les activités secondaires
o Garantir la continuité de service

I. COMPETENCES

SAVOIRS (CONNAISSANCES NECESSAIRES POUR AGIR)

- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Connaître l'environnement administratif, institutionnel et politique de la CCPR
- Maîtriser les applications bureautiques et informatiques métier
- Savoir classer, archiver

SAVOIRS FAIRE (COMPETENCES OPERATIONNELLES)

- Savoir accueillir, accompagner, conseiller les partenaires, les agents, les usagers
- Diffuser une information
- Mettre en œuvre les procédures et contribuer à leur amélioration
- Communication écrite et orale
- Savoir anticiper et gérer des conflits
- Savoirs relationnels (qualités personnelles et comportementales)
- Sens des relations humaines
- Discrétion
- Réactivité
- Organisation
- Savoir s'adapter
- Rigueur

PROFIL

- Expérience souhaitée sur un poste similaire
- Connaissance de la réglementation en matière d'accueil collectif de mineur et scolaire.
- Idéalement connaissance d'un logiciel de gestion scolaire et périscolaire
- Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Sens prononcé du service public et du travail en équipe
- Aisance relationnelle, discrétion et confidentialité

REMUNERATION ET AVANTAGES COMPLEMENTAIRES

- Statutaire + régime indemnitaire
- Tickets restaurants
- Adhésion au CNAS (après 6 mois d'ancienneté)
- Prime de fin d'année
- CIA (selon entretien annuel d'évaluation)
- Participation aux frais de transport
- Participation financière au régime de mutuelle et de prévoyance

TEMPS DE TRAVAIL

- 35h en moyenne annualisées + possibilité ARTT
- Travail en horaires de bureau

PRISE DE POSTE

Le poste est à pourvoir le 01 janvier 2025
POUR PROPOSER VOTRE CANDIDATURE
Votre lettre de motivation + Curriculum Vitae sont à adresser :


Par courrier
M. Le Président
Communauté de Communes du Pays Rochois
Maison de Pays
1 Place Andrevetan
74800 La Roche-sur-Foron
Par e-mail
recrutement@ccpaysrochois.fr