informations générales
Sélestat
Rattaché.e au directeur de la DAJG, l'assistant administratif et financier (h/f) assure les missions suivantes :
Gestion des instances du PETR (Conférence des Présidents, Bureau, Comité Syndical,.) :
- Suivi du planning, mise en forme et diffusion des documents (convocation, ordre du jour,
délibération, compte rendu, etc.), gestion des salles pour les réunions des instances,
transmission des documents (Bureau du contrôle de légalité, CDG67, etc.), relance par courriel
et téléphonique des élus préalablement aux séances des instances, classement des actes, etc.
- Suppléance des agents en charge de e la gestion des instances de la CCS en cas d'absence
Suivi budgétaire et comptable en tant que référent comptable de la direction ADT, en lien avec la
direction des Finances et Assurances :
- La création des engagements comptables, préparation des bons de commandes, la liquidation
et le mandatement des factures
- L'intégration des commandes, contrats et conventions de la direction dans l'outil de gestion
financière de l'établissement (logiciel CIRIL)
- Le suivi des dépenses de la direction ADT
- Constitution des dossiers de consultation pour les marchés publics, transmission des
consultations, réception des offres, dépouillement et préparation de l'analyse des offres selon
un modèle pré-établi, notification des commandes aux entreprises retenues
Suivi administratif et secrétariat de la direction ADT, à titre principal, et en renfort des autres pôles
de l'administration mutualisée de la CCS et du PETR, à titre secondaire :
- Réalisation de travaux de secrétariat (courriers, bordereaux d'envoi, comptes-rendus, rapports,
préparation de décisions du Président, mise en forme de documents, classement etc.), accueil
téléphonique, prise de rendez-vous, gestion des agendas, réservation de salles, de véhicules
et de matériels,
- Assistance aux chargés de mission dans l'organisation d'évènements (Réservation des lieux,
suivi des commandes auprès des prestataires (traiteurs, animations, etc.), création de
chevalets, badges, accueil lors de manifestations, etc.)
- Gestion de la boîte mail générique du PETR et suppléance de l'agent en charge de la gestion
du courrier en cas d'absence
Assurer ponctuellement l'accueil physique et téléphonique auprès de l'accueil général
- Accueil physique : recevoir et orienter les usagers auprès des différentes directions de la CCS
et du PETR
- Accueil téléphonique : recevoir et rediriger les appels auprès des agents concernés et plus
globalement mettre tout en œuvre pour donner suite aux demandes des interlocuteurs
Possibilité d'1 jour de télétravail par semaine.
Très ponctuellement travail en soirée et le WE.
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois, CNAS, chèques déjeuners, participation
employeur à la mutuelle santé et prévoyance maintien de salaire et forfait mobilité durable.
Poste à pourvoir dès que possible.
POUR POSTULER, UNE LETTRE DE MOTIVATION EST REQUISE.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireGestion des instances du PETR (Conférence des Présidents, Bureau, Comité Syndical,.) :
- Suivi du planning, mise en forme et diffusion des documents (convocation, ordre du jour,
délibération, compte rendu, etc.), gestion des salles pour les réunions des instances,
transmission des documents (Bureau du contrôle de légalité, CDG67, etc.), relance par courriel
et téléphonique des élus préalablement aux séances des instances, classement des actes, etc.
- Suppléance des agents en charge de e la gestion des instances de la CCS en cas d'absence
Suivi budgétaire et comptable en tant que référent comptable de la direction ADT, en lien avec la
direction des Finances et Assurances :
- La création des engagements comptables, préparation des bons de commandes, la liquidation
et le mandatement des factures
- L'intégration des commandes, contrats et conventions de la direction dans l'outil de gestion
financière de l'établissement (logiciel CIRIL)
- Le suivi des dépenses de la direction ADT
- Constitution des dossiers de consultation pour les marchés publics, transmission des
consultations, réception des offres, dépouillement et préparation de l'analyse des offres selon
un modèle pré-établi, notification des commandes aux entreprises retenues
Suivi administratif et secrétariat de la direction ADT, à titre principal, et en renfort des autres pôles
de l'administration mutualisée de la CCS et du PETR, à titre secondaire :
- Réalisation de travaux de secrétariat (courriers, bordereaux d'envoi, comptes-rendus, rapports,
préparation de décisions du Président, mise en forme de documents, classement etc.), accueil
téléphonique, prise de rendez-vous, gestion des agendas, réservation de salles, de véhicules
et de matériels,
- Assistance aux chargés de mission dans l'organisation d'évènements (Réservation des lieux,
suivi des commandes auprès des prestataires (traiteurs, animations, etc.), création de
chevalets, badges, accueil lors de manifestations, etc.)
- Gestion de la boîte mail générique du PETR et suppléance de l'agent en charge de la gestion
du courrier en cas d'absence
Assurer ponctuellement l'accueil physique et téléphonique auprès de l'accueil général
- Accueil physique : recevoir et orienter les usagers auprès des différentes directions de la CCS
et du PETR
- Accueil téléphonique : recevoir et rediriger les appels auprès des agents concernés et plus
globalement mettre tout en œuvre pour donner suite aux demandes des interlocuteurs
Possibilité d'1 jour de télétravail par semaine.
Très ponctuellement travail en soirée et le WE.
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois, CNAS, chèques déjeuners, participation
employeur à la mutuelle santé et prévoyance maintien de salaire et forfait mobilité durable.
Poste à pourvoir dès que possible.
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