Assistant / Assistante de gestion administrative

MISSIONS
Sous la direction de la directrice de la culture, Préparer, suivre et exécuter le budget :
- Engager les dépenses
- Traiter les bons de commande (envoi au fournisseur.)
- Traiter les factures (contrôle, service fait, liquidation.)
- Préparer et suivre le budget,
- Gérer les demandes de virements de crédits
Gérer les relations avec les partenaires :
- Accompagner la directions dans le suivi administratif et financier et sur certains dossiers spécifiques
- Assurer l'interface avec le service financier de la ville
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs (trésorerie, fournisseurs.)
Assurer des missions administratives :
- Traiter le courrier (retour de factures, transmission des bons de commande et ordres de service)
- Appuyer la réalisation de tableaux de bords ponctuels ou réguliers
- Archiver et classer les documents
Venir en appui des agents du service de la culture sur des missions administratives transversales :
- Veiller à assurer une continuité de service sur le secteur comptable durant l'absence de certains collègues
- Renseigner les services utilisateurs sur l'état de leurs commandes ou de leurs dossiers
PROFIL :

- Règle de l'expression orale et écrite de qualité
- Connaissance du fonctionnement et des règles administratives des collectivités territoriales
- Savoir organiser, planifier, prioriser, rendre compte
- Logiciels bureautiques : Pack Office, utilisation de la messagerie Outlook, internet
- Connaissance des principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu, du procès-verbal
- Connaissance des règles d'archivage d'une collectivité territoriale

Qualités relationnelles
- Grande appétence pour les relations publiques et le travail en équipe
- Sens du service public
- Sens de l'écoute et de la communication
- Disponibilité et dynamisme

Qualités organisationnelles
- Sens de l'organisation, rigueur
- Capacité à coordonner, à prioriser
- Adaptabilité, polyvalence