informations générales
Caves
Description du poste :
Missions principales :
I/ Procurement
1. Support aux achats :
· Déployer et mettre à jour le logiciel Boomerang
· Créer et suivre les commandes
2. Gestion de la relation fournisseurs :
· Rechercher, négocier et sélectionner les nouveaux fournisseurs, prestataires.
· Assurer un suivi rigoureux des prestations et des contrats et évaluer les performances des fournisseurs.
3. Gestion administrative :
· Formaliser les cahiers des charges avec le demandeur ou la Direction Technique
· Traiter et procéder aux dépouillements d'offres
· Traiter les bons de commande, les factures et les contrats en lien avec le service comptabilité
· Assurer la production des tableaux de bord Procurement
· Mettre en place et actualiser des bases de données fournisseurs ou produits.
II/ Services Généraux
1. Gestion des infrastructures et équipements :
· Suivre l'entretien et la gestion des locaux et équipements techniques :
· Superviser les services liés à la sécurité (badges d'accès, clés, contrôle accès, alarmes, sécurité incendie).
· Gérer les contrats de prestations (nettoyage des locaux et des surfaces, sécurité, incendie).
· Coordonner les travaux de rénovation.
· Gérer l'aménagement des espaces de travail et organiser les déménagements internes en collaboration avec l'Assistant(e) de Direction.
· Administrer les baux locatifs : demande de travaux au propriétaire, suivi, relance.
· Gérer l'IT : salle de réunion wifi onduleur, imprimantes, photocopieurs (hors architecture IT et locaux IT)
· Veiller au confort des utilisateurs (gestion des distributeurs automatiques, fontaine à eau, etc.).
· Gérer les espaces communs (salles de réunion, cuisine, machine à café.) et coordonner les événements internes (réunions, formations).
3. Suivi administratif et budgétaire :
· Mettre en place un outil de gestion et de suivi des demandes pour les services généraux.
· Suivre le budget des services généraux, anticiper les dépenses et optimiser les coûts.
· Assurer le suivi administratif (facturation, devis, contrats).
· Collaborer avec le service comptabilité pour le suivi des commandes et des paiements.
Description du profil :
· Excellente organisation et rigueur.
· Sens des priorités et proactivité.
· Discrétion et fiabilité.
· Bonnes compétences en gestion de budget et suivi administratif.
· Capacité à négocier et à gérer les relations avec les prestataires.
· Autonomie, réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.
· Aisance relationnelle, bonne capacité à collaborer en équipe et sens du service.
· Maîtrise des outils informatiques (pack Office, logiciels de gestion).
· Anglais courant.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions principales :
I/ Procurement
1. Support aux achats :
· Déployer et mettre à jour le logiciel Boomerang
· Créer et suivre les commandes
2. Gestion de la relation fournisseurs :
· Rechercher, négocier et sélectionner les nouveaux fournisseurs, prestataires.
· Assurer un suivi rigoureux des prestations et des contrats et évaluer les performances des fournisseurs.
3. Gestion administrative :
· Formaliser les cahiers des charges avec le demandeur ou la Direction Technique
· Traiter et procéder aux dépouillements d'offres
· Traiter les bons de commande, les factures et les contrats en lien avec le service comptabilité
· Assurer la production des tableaux de bord Procurement
· Mettre en place et actualiser des bases de données fournisseurs ou produits.
II/ Services Généraux
1. Gestion des infrastructures et équipements :
· Suivre l'entretien et la gestion des locaux et équipements techniques :
· Superviser les services liés à la sécurité (badges d'accès, clés, contrôle accès, alarmes, sécurité incendie).
· Gérer les contrats de prestations (nettoyage des locaux et des surfaces, sécurité, incendie).
· Coordonner les travaux de rénovation.
· Gérer l'aménagement des espaces de travail et organiser les déménagements internes en collaboration avec l'Assistant(e) de Direction.
· Administrer les baux locatifs : demande de travaux au propriétaire, suivi, relance.
· Gérer l'IT : salle de réunion wifi onduleur, imprimantes, photocopieurs (hors architecture IT et locaux IT)
· Veiller au confort des utilisateurs (gestion des distributeurs automatiques, fontaine à eau, etc.).
· Gérer les espaces communs (salles de réunion, cuisine, machine à café.) et coordonner les événements internes (réunions, formations).
3. Suivi administratif et budgétaire :
· Mettre en place un outil de gestion et de suivi des demandes pour les services généraux.
· Suivre le budget des services généraux, anticiper les dépenses et optimiser les coûts.
· Assurer le suivi administratif (facturation, devis, contrats).
· Collaborer avec le service comptabilité pour le suivi des commandes et des paiements.
Description du profil :
· Excellente organisation et rigueur.
· Sens des priorités et proactivité.
· Discrétion et fiabilité.
· Bonnes compétences en gestion de budget et suivi administratif.
· Capacité à négocier et à gérer les relations avec les prestataires.
· Autonomie, réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.
· Aisance relationnelle, bonne capacité à collaborer en équipe et sens du service.
· Maîtrise des outils informatiques (pack Office, logiciels de gestion).
· Anglais courant.
