informations générales
Saint-Denis
Assurer le suivi administratif de l'établissement et de ses projets dans le respect des règles et procédures.
Assurer le suivi des frais de gestion et/ou coût indirect au niveau de l'établissement en lien étroit avec l'équipe de direction et les référents des projets concernés.
Gestion administrative générale :
- Instruire et suivre les dossiers de demandes de subventions et bilans (pédagogiques et financiers)
- Assurer la programmation et le suivi des plannings des salariés en lien étroit avec l'équipe de direction
- Centraliser l'ensemble des justificatifs administratifs et financiers liés aux projets pour les bilans et éventuels audits : conventions, avenants, copie des différents justificatifs et pièces comptables (devis, bon de commande, factures, justificatifs de paiement, feuilles de temps, ou tout autre justificatif concerné)
- Mettre en place un classement et un système d'archivage et de classement pérenne et collaboratif par action
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière en lien étroit avec l'équipe de direction
- Contribuer à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux, à la rédaction des réponses aux enquêtes, aux évaluations, participer aux réunions périodiques de suivi des actions
- Participer à la rédaction des éventuelles conventions et avenants
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Gestion financière :
- Enregistrer les pièces comptables sur la plateforme CEGID
- Préparer les éléments nécessaires au reporting des actions (tableau de gestion, budget des actions, suivi congés,...)
- Assurer la préparation des règlements par chèque pour les fournisseurs
- Participer au suivi de la trésorerie
- Rédiger les mails et courriers à destination des partenaires et fournisseurs
- Participer à la préparation des budgets prévisionnels annuels des projets (masse salariale, investissement, fonctionnement) et recenser les éventuels besoins supplémentaires en amont en lien avec les services concernés
- Sur une base quotidienne, collecter auprès des responsables de projets les justificatifs nécessaires
- Participer à l'organisation des réunions de bilans périodiques et finales qui serviront pour l'envoi des justificatifs aux différents bailleurs
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
Avant de postuler, vérifiez votre éligibilité au contrat PEC auprès de votre conseiller.