Assistant / Assistante de direction

Votre agence AMPLITUDE TRAVAIL TEMPORAIRE recherche un assistant Direction / Commerciale / Communication H/F.

Missions :
Accueil
- Reçoit les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporte des premiers éléments de réponse ou oriente vers le bon interlocuteur
- Réceptionne les demandes et réclamations des clients et les diffuse aux collaborateurs concernés
- Relève la boite mail de l'entreprise et dispatche au bon interlocuteur.

Assistanat de direction
- Organise les réunions de bureau et suit le plan des actions décidées en réunion
- Prépare les éléments et informations nécessaires pour les rendez-vous et réunions externes de la direction

Exploitation
- Tous les soirs, réalise les travaux de fin de journée = collecte, enregistre informatiquement et clôture les ventes comptants (particuliers) de la journée et présente la synthèse à la direction
- Tous les matins : intègre informatiquement (document Excel) les productions et les ventes des carrières
- Chaque fin de mois, transmet à la direction le récapitulatif mensuel des productions et ventes des carrières, par site

Gestion administrative
- Rédige en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, mailings clients, envoi d'informations diverses.)
- Assure la commande des fournitures de bureau
- Assure la gestion des stocks des différents carnets de l'entreprise (lettres de voiture, carnet de repas des salariés.)
- Prépare les carnets de repas du mois suivant de chaque collaborateur
- Classe les documents et informations selon les procédures internes de classement et d'archivage

Facturation
- Tous les matins, établit la préfacturation de la veille
- Chaque fin de semaine, imprime la liste des livraisons par produit de la semaine (état 3B)
- Tous les mois (au plus tard le 5) imprime les états nécessaires, établit la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévus dans les contrats et l'exécution des livraisons
- Gère les avoirs si nécessaire, après validation de la direction
- Prend en charge les dossiers REP et TGAP

Gestion commerciale / administration des ventes
- Mettre en place et mettre à jour le logiciel de CRM
- Est en charge du paramétrage de la gestion commerciale sur Carsabe
- Prend en charge l'ouverture client : envoi la fiche ouverture de compte CGV, etc.
- Crée la fiche client dans Carsabe
- Fait les demandes d'en-cours
- Prépare les offres de prix
- Envoie les offres de prix via Carsabe après validation de la direction
- Relance les clients dans les délais fixés par l'entreprise
- Assure la gestion administrative de la commande, selon process de l'entreprise
- Transmet au client les informations en lien avec la relation commerciale : fermeture de l'entreprise, MAJ des tarifs, etc.

Communication
- Concevoir et diffuser des supports de communication (site internet, newsletter, plaquettes commerciale, rapports annuels, affiches, montage de films, supports digitaux, signatures mail, réseaux sociaux.) pour développer l'activité commerciale
- Animer les outils de communication digitaux de l'entreprise (site internet, réseaux sociaux, .) pour participer à véhiculer l'image de l'entreprise
- Prend en charge les cadeaux clients de fin d'année (avec budget)

Organisation d'événements
- Prendre en charge la conception, les préparatifs et l'organisation matérielle et logistique d'évènements (et/ou y prendre part) pour permettre à l'entreprise de travailler son image de marque et/ou développer l'activité commerciale

Marge de manœuvre du poste
Met en œuvre avec autonomie et proactivité les actions nécessaires à son activité et rend compte régulièrement de l'avancement des plans d'actions à sa direction

Horaires de journée : 39H : 8h-12h / 14h-18h (sauf lundi, démarrage 9h)