informations générales
Paray-le-Monial
Missions principales :
Gestion de l'agenda et des déplacements :
- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels du dirigeant.
- Optimiser les emplois du temps et proposer des solutions pour supprimer les conflits d'agenda.
Organisation et coordination de réunions :
- Préparer les ordres du jour, inviter les participants et coordonner la logistique (salles, matériel, visioconférences).
- Rédiger les comptes-rendus, assurer le suivi des actions décidées en réunion.
Gestion du courrier et des communications :
- Réceptionner, traiter et transmettre les courriers physiques et e-mails (dont une partie peut être confidentielle).
- Filtrer les appels téléphoniques et assurer le premier niveau d'information ou de réponse.
Rédaction et mise en forme de documents :
- Rédiger des notes, courriers, rapports ou présentations pour le compte de la direction.
- Mettre en forme les documents en respectant la charte graphique et la confidentialité requise.
Suivi administratif et budgétaire :
- Gérer certaines factures, devis, notes de frais, préparer des documents pour la comptabilité.
- Participer à l'élaboration et au suivi de certains budgets (selon le périmètre).
Coordination interservices :
- Assurer la liaison entre les différents prestataires et le dirigeant.
- Suivre l'avancée des projets internes et faire remonter les informations importantes.
Accueil et représentation :
- Accueillir les visiteurs et partenaires de la direction (clients VIP, fournisseurs stratégiques, recrues,.).
- Gérer l'organisation d'événements internes ou externes (séminaires, conférences, etc.).
Compétences et qualités requises
Formation : Bac+2 à Bac+5 en assistanat, secrétariat, gestion ou équivalent (ex. BTS SAM, DUT GEA, licence pro, etc.).
Expérience : Une expérience réussie en assistanat de direction ou en assistanat polyvalent à un poste de responsabilité similaire.
Excellente maîtrise des outils bureautiques : Suite Google, outils de visioconférence, agenda électronique.
Qualités relationnelles et de communication : Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (internes et externes), excellente expression orale et écrite.
Organisation et sens des priorités : Rigueur, méthode et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Discrétion et sens de la confidentialité : Traitement d'informations sensibles, respect de la confidentialité des données.
Réactivité et proactivité : Savoir anticiper les besoins de la direction, proposer des solutions et prendre des initiatives.
Capacité d'adaptation : Gérer des sujets variés et travailler dans un environnement évolutif.
Langues :La maîtrise de l'anglais est un plus.
Rémunération et avantages
Salaire selon profil et expérience .
Avantages éventuels : mutuelle, télétravail partiel.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireGestion de l'agenda et des déplacements :
- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels du dirigeant.
- Optimiser les emplois du temps et proposer des solutions pour supprimer les conflits d'agenda.
Organisation et coordination de réunions :
- Préparer les ordres du jour, inviter les participants et coordonner la logistique (salles, matériel, visioconférences).
- Rédiger les comptes-rendus, assurer le suivi des actions décidées en réunion.
Gestion du courrier et des communications :
- Réceptionner, traiter et transmettre les courriers physiques et e-mails (dont une partie peut être confidentielle).
- Filtrer les appels téléphoniques et assurer le premier niveau d'information ou de réponse.
Rédaction et mise en forme de documents :
- Rédiger des notes, courriers, rapports ou présentations pour le compte de la direction.
- Mettre en forme les documents en respectant la charte graphique et la confidentialité requise.
Suivi administratif et budgétaire :
- Gérer certaines factures, devis, notes de frais, préparer des documents pour la comptabilité.
- Participer à l'élaboration et au suivi de certains budgets (selon le périmètre).
Coordination interservices :
- Assurer la liaison entre les différents prestataires et le dirigeant.
- Suivre l'avancée des projets internes et faire remonter les informations importantes.
Accueil et représentation :
- Accueillir les visiteurs et partenaires de la direction (clients VIP, fournisseurs stratégiques, recrues,.).
- Gérer l'organisation d'événements internes ou externes (séminaires, conférences, etc.).
Compétences et qualités requises
Formation : Bac+2 à Bac+5 en assistanat, secrétariat, gestion ou équivalent (ex. BTS SAM, DUT GEA, licence pro, etc.).
Expérience : Une expérience réussie en assistanat de direction ou en assistanat polyvalent à un poste de responsabilité similaire.
Excellente maîtrise des outils bureautiques : Suite Google, outils de visioconférence, agenda électronique.
Qualités relationnelles et de communication : Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (internes et externes), excellente expression orale et écrite.
Organisation et sens des priorités : Rigueur, méthode et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Discrétion et sens de la confidentialité : Traitement d'informations sensibles, respect de la confidentialité des données.
Réactivité et proactivité : Savoir anticiper les besoins de la direction, proposer des solutions et prendre des initiatives.
Capacité d'adaptation : Gérer des sujets variés et travailler dans un environnement évolutif.
Langues :La maîtrise de l'anglais est un plus.
Rémunération et avantages
Salaire selon profil et expérience .
Avantages éventuels : mutuelle, télétravail partiel.
