Assistant / Assistante de direction

ASSISTANTE DE DIRECTION :
Missions :
- Tenue et gestion de l'agenda du Directeur
- Elaboration des courriers courants - Rédaction et mise en forme du courrier de la direction et suivi de son expédition - Gestion et classement du courrier adressé à la Direction
- Rédaction de Notes et envoi dématérialisé - Relecture, correction et mise en forme de divers documents produits par l'établissement
- Prise de notes, frappe et mise en forme de rapports
- Gestion des instances et réunions de l'Etablissement (Directoire, Conseil de Surveillance, CME, SCE)
- Assurer toutes les missions du secrétariat de direction Courrier Direction - Ouverture, tri du courrier puis distribution dans les bannettes du courrier des divers services
- En amont, travail préparatoire avec les différents intervenants, afin de définir les ordres du jour (directeur, Président de CME, Responsable RH, organisation syndicale)
- Rédaction et envoi des convocations et des documents préparatoires
- Présence à ces instances/réunions afin de prendre des notes qui seront utilisées pour établir la rédaction des procès-verbaux ou comptes rendus et diffusion des PV
- Gestion et réservation des salles de réunion, du matériel nécessaire (ordinateur, vidéo, réservation des repas de direction)
- Organisation des différents évènements, en collaboration avec les Services RH et Economiques (cérémonies diverses telles que les voeux, départs à la retraite, remises de médailles du travail)
Savoir-Faire / Savoir Etre :
- Collaboratrice directe du Directeur, et interface privilégiée entre son supérieur et les différents intervenants, l'Assistant(e) de Direction doit :
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports
- Diffuser les informations attendues dans les délais
- Savoir gérer les priorités
- Savoir travailler de façon autonome mais toujours en lien avec le Directeur
- S'intéresser à la vie de l'établissement et être à l'écoute.

- Horaires : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 (30 minutes de pause midi)

POSTE A POURVOIR AU 01/01/2025