informations générales
Assistanat de la direction régionale
- Gestion agenda (planification de réunions, de rendez-vous)
- Traitement de textes (rédaction de courriers, mails, notes)
- Organisation de réunions :
o Gestion administrative : saisie ODJ et convocation, rédaction et envoi comptes-rendus/procès-verbaux
o Logistique (réservation salle, restauration, matériel technique)
- Suivi administratif de dossiers divers (remontée d'informations)
- Enregistrement et transfert de courriers/documents institutionnels
- Assistance à la rédaction et suivi des documents procédures et mode opératoires pour le pôle contrat clients
- Suivi de conventions partenariales et lien avec les autres directions concernées
En appui sur des services transversaux :
Ressources humaines :
- Suivi des demandes d'embauche, d'accueil des stagiaires, de télétravail (gestion des signatures, - création de fichiers de suivi)
- Mise à jour de procédure (circuit de validation DE)
- Gestion de recrutement :
o Mise à jour de fiches de poste
o Rédaction et publication d'offres en ligne pour divers services
o Suivi des candidatures/ planification des entretiens (mails, téléphone, accueil physique)
o Rédaction de courriers divers (convocation, confirmation, refus)
- Gestion des contrats intérimaires (prise de contact avec l'agence, suivi du contrat, saisie dde d'engagement compta, etc.)
- Organisation de formations pour divers services dans le cadre du PDC et Qualiopi :
o Prise de contact avec l'organisme de formation (gestion devis, facture, convention, planification dates)
o Rédaction convocation des participants
o Saisie de demandes d'engagement (comptabilité)
o Gestion logistique (réservation salle et restauration)
o Enregistrement et transfert des documents de fin de formation (attestations, fiche d'émargement, questionnaire d'évaluation)
o Lancement enquête de satisfaction OPCO via Forms (Qualité)
En appui administratif sur autres services de la direction :
- Organisation logistique de réunions diverses (réservation salle, restauration)
- Suivi des signatures de documents institutionnels
- Saisie de demandes d'engagement
- Mise en forme de documents divers
- Administration et interlocutrice pour différents partenariats
Connaissances
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Organiser et animer une réunion
- Capacité à articuler des actions, des dispositifs, des informations, des équipes dans un ensemble cohérent en vue d'atteindre un résultat, un objectif déterminé
Savoir-faire
- Travailler en équipe / réseau
- Procéder à une lecture approfondie d'une information, d'un document, pour en ressortir des éléments de diagnostic quantitatif et/ou qualitatif en vue d'une meilleure compréhension des enjeux
- Rédiger des comptes rendus de réunions/commissions
- Elaborer une procédure
- Capacité à planifier et coordonner les moyens nécessaires à l'organisation technique d'un évènement
- Capacités rédactionnelles
Savoir-être
- Esprit d'analyse
- Esprit de synthèse
- Rigueur
- Discrétion
- Capacité de communication
- Autonomie
- Maîtriser les délais
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- Traitement de textes (rédaction de courriers, mails, notes)
- Organisation de réunions :
o Gestion administrative : saisie ODJ et convocation, rédaction et envoi comptes-rendus/procès-verbaux
o Logistique (réservation salle, restauration, matériel technique)
- Suivi administratif de dossiers divers (remontée d'informations)
- Enregistrement et transfert de courriers/documents institutionnels
- Assistance à la rédaction et suivi des documents procédures et mode opératoires pour le pôle contrat clients
- Suivi de conventions partenariales et lien avec les autres directions concernées
En appui sur des services transversaux :
Ressources humaines :
- Suivi des demandes d'embauche, d'accueil des stagiaires, de télétravail (gestion des signatures, - création de fichiers de suivi)
- Mise à jour de procédure (circuit de validation DE)
- Gestion de recrutement :
o Mise à jour de fiches de poste
o Rédaction et publication d'offres en ligne pour divers services
o Suivi des candidatures/ planification des entretiens (mails, téléphone, accueil physique)
o Rédaction de courriers divers (convocation, confirmation, refus)
- Gestion des contrats intérimaires (prise de contact avec l'agence, suivi du contrat, saisie dde d'engagement compta, etc.)
- Organisation de formations pour divers services dans le cadre du PDC et Qualiopi :
o Prise de contact avec l'organisme de formation (gestion devis, facture, convention, planification dates)
o Rédaction convocation des participants
o Saisie de demandes d'engagement (comptabilité)
o Gestion logistique (réservation salle et restauration)
o Enregistrement et transfert des documents de fin de formation (attestations, fiche d'émargement, questionnaire d'évaluation)
o Lancement enquête de satisfaction OPCO via Forms (Qualité)
En appui administratif sur autres services de la direction :
- Organisation logistique de réunions diverses (réservation salle, restauration)
- Suivi des signatures de documents institutionnels
- Saisie de demandes d'engagement
- Mise en forme de documents divers
- Administration et interlocutrice pour différents partenariats
Connaissances
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Organiser et animer une réunion
- Capacité à articuler des actions, des dispositifs, des informations, des équipes dans un ensemble cohérent en vue d'atteindre un résultat, un objectif déterminé
Savoir-faire
- Travailler en équipe / réseau
- Procéder à une lecture approfondie d'une information, d'un document, pour en ressortir des éléments de diagnostic quantitatif et/ou qualitatif en vue d'une meilleure compréhension des enjeux
- Rédiger des comptes rendus de réunions/commissions
- Elaborer une procédure
- Capacité à planifier et coordonner les moyens nécessaires à l'organisation technique d'un évènement
- Capacités rédactionnelles
Savoir-être
- Esprit d'analyse
- Esprit de synthèse
- Rigueur
- Discrétion
- Capacité de communication
- Autonomie
- Maîtriser les délais
