informations générales
Contexte du poste
La Palanquée est un tiers-lieu coopératif du bassin de Thau, porté par une SCIC et une
association, qui regroupe des activités de coworking, incubateur, FabLab, café cantine et
espaces de location. Son objectif est d'être un acteur clé de la transition écologique, de
l'innovation sociale et du développement économique local.
Dans ce cadre, l'Assistant.e de Direction joue un rôle central en appui à la Direction
Générale, en assurant le suivi administratif, comptable, RH et statutaire, tout en
coordonnant l'équipe d'accueil.
Missions Principales
1. Gestion Administrative et Comptable
- Assurer le suivi administratif des deux structures (SCIC et Association) : gestion du
courrier, archivage, rédaction de courriers, gestion documentaire (et formalisation des
process de gestion
- Assurer le suivi des pièces comptables (factures, reçus, justificatifs de subventions).
- Veiller au suivi de trésorerie, aux règlements des fournisseurs et au recouvrement des
créances.
- Réalisation du reporting trimestriel
- Préparer et suivre les conventions de partenariat et de subvention.
2. Suivi des Ressources Humaines
- Préparer et suivre les dossiers du personnel (contrats, avenants, mutuelle, prévoyance,
suivi des absences et congés).
- Assurer la préparation et le suivi de la paie en lien avec le cabinet comptable.
- Formaliser un processus de suivi RH et venir en appui des recrutements et les départs
(offres, sélection, onboarding des nouveaux collaborateurs).
- Mettre en place et suivre les formations et obligations légales RH (médecine du
travail, déclarations obligatoires).
- Participer à l'organisation des temps d'équipe
3. Organisation des Instances Statutaires
- Participer à la préparation et l'organisation des Conseils d'Administration,
Assemblées Générales (convocations, ordres du jour, comptes rendus) mais également
des commissions thématiques.
- Participer à l'élaboration des documents réglementaires et administratifs liés à la
gouvernance coopérative et associative.
SCIC La Palanquée - SCIC SA à capital variable - n° siret 877 657 874 00047
3 bis rue Gabriel Péri - 34200 - Sète
- Organiser des temps de présentation et d'intégration autour du sociétariat et de la
démarche coopérative
4. Gestion des Locations (Coworking, Bureaux, Salles de Réunion)
- Gérer les réservations de salles et contrats de location des bureaux, espaces de
coworking et salles de réunion, en supervision des agents d'accueil.
- Assurer le suivi administratif et financier des locations (facturation, suivi des
paiements).
- Développer et mettre à jour les offres de services et tarifications des locations.
- S'assurer de la bonne tenue des espaces et du respect des conditions d'utilisation par
les locataires et résidents, en pilotage des agents d'accueil.
5. Pilotage des Agents d'Accueil
- Encadrer et organiser le travail des chargé.e.s d'accueil (planning, missions,
formation).
- Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne information des usagers et partenaires.
- S'assurer du bon fonctionnement des outils d'accueil et de gestion administrative.
- Formaliser un processus d'accueil de la clientèle
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association, qui regroupe des activités de coworking, incubateur, FabLab, café cantine et
espaces de location. Son objectif est d'être un acteur clé de la transition écologique, de
l'innovation sociale et du développement économique local.
Dans ce cadre, l'Assistant.e de Direction joue un rôle central en appui à la Direction
Générale, en assurant le suivi administratif, comptable, RH et statutaire, tout en
coordonnant l'équipe d'accueil.
Missions Principales
1. Gestion Administrative et Comptable
- Assurer le suivi administratif des deux structures (SCIC et Association) : gestion du
courrier, archivage, rédaction de courriers, gestion documentaire (et formalisation des
process de gestion
- Assurer le suivi des pièces comptables (factures, reçus, justificatifs de subventions).
- Veiller au suivi de trésorerie, aux règlements des fournisseurs et au recouvrement des
créances.
- Réalisation du reporting trimestriel
- Préparer et suivre les conventions de partenariat et de subvention.
2. Suivi des Ressources Humaines
- Préparer et suivre les dossiers du personnel (contrats, avenants, mutuelle, prévoyance,
suivi des absences et congés).
- Assurer la préparation et le suivi de la paie en lien avec le cabinet comptable.
- Formaliser un processus de suivi RH et venir en appui des recrutements et les départs
(offres, sélection, onboarding des nouveaux collaborateurs).
- Mettre en place et suivre les formations et obligations légales RH (médecine du
travail, déclarations obligatoires).
- Participer à l'organisation des temps d'équipe
3. Organisation des Instances Statutaires
- Participer à la préparation et l'organisation des Conseils d'Administration,
Assemblées Générales (convocations, ordres du jour, comptes rendus) mais également
des commissions thématiques.
- Participer à l'élaboration des documents réglementaires et administratifs liés à la
gouvernance coopérative et associative.
SCIC La Palanquée - SCIC SA à capital variable - n° siret 877 657 874 00047
3 bis rue Gabriel Péri - 34200 - Sète
- Organiser des temps de présentation et d'intégration autour du sociétariat et de la
démarche coopérative
4. Gestion des Locations (Coworking, Bureaux, Salles de Réunion)
- Gérer les réservations de salles et contrats de location des bureaux, espaces de
coworking et salles de réunion, en supervision des agents d'accueil.
- Assurer le suivi administratif et financier des locations (facturation, suivi des
paiements).
- Développer et mettre à jour les offres de services et tarifications des locations.
- S'assurer de la bonne tenue des espaces et du respect des conditions d'utilisation par
les locataires et résidents, en pilotage des agents d'accueil.
5. Pilotage des Agents d'Accueil
- Encadrer et organiser le travail des chargé.e.s d'accueil (planning, missions,
formation).
- Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne information des usagers et partenaires.
- S'assurer du bon fonctionnement des outils d'accueil et de gestion administrative.
- Formaliser un processus d'accueil de la clientèle
