Assistant / Assistante de direction

Sous la responsabilité du Directeur Général, l'Assistante de Direction / Assistante du Service Commercial assure des fonctions de secrétariat, d'assistance administrative et de gestion de dossiers clients, à la fois pour la Direction Générale et pour le Service Commercial de la Coopérative. Elle est un support clé pour les relations avec les assurances, les banques et les clients. En outre, elle gère la communication externe de la Coopérative via les réseaux sociaux et le site web.

Activités principales :

Assistance et secrétariat du Directeur Général :

- Gestion de l'agenda et des prises de rendez-vous.
- Filtrage et gestion des appels téléphoniques.
- Organisation des déplacements et des réunions.
- Préparation des dossiers pour le Conseil d'Administration et rédaction des procès-verbaux.
- Rédaction, frappe et classement des courriers.
- Organisation des Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires et gestion des formalités associées.
- Gestion des dossiers PSLA, incluant la frappe, la mise à jour et les relations avec les services instructeurs bancaires.
- Suivi des plannings de congés en coordination avec la responsable financière et comptable.
- Suivi des projets et des dossiers en cours.
- Gestion des parts sociales de la Coopérative.
- Reporting annuel sur l'évolution du capital social et le financement des clients sous plafond de ressources.
- Montage et gestion des SCCV, incluant la création et la tenue des Assemblées Générales.

Assistance et secrétariat du service commercial :

- Élaboration et gestion des contrats (VEFA, CCMI, PSLA, lotissements).
- Relations avec les clients pour le montage financier, les assurances (dommages ouvrage CCMI) et les cautions bancaires.
- Coordination avec les notaires pour les signatures des actes et les levées d'options.
- Gestion des décomptes financiers (CCMI, VEFA, PSLA), appels de fonds auprès des clients et des banques.
- Rédaction et frappe de divers courriers.
- Mise à jour des dossiers clients (PSLA, VEFA, CCMI, lotissements).
- Participation à l'accueil téléphonique de la Coopérative en renfort

Gestion de la communication externe et digitale :

- Animation et mise à jour des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.) pour promouvoir les activités et les projets de la Coopérative.
- Gestion et mise à jour du site web de la Coopérative, incluant la création de contenus (articles, actualités, fiches projets, etc.).
- Optimisation du référencement naturel (SEO) pour améliorer la visibilité du site web.
- Réponse aux avis et commentaires sur les réseaux sociaux et les plateformes de notation en ligne.
- Élaboration de newsletters et autres supports de communication digitale.
- Suivi des statistiques de performance des actions digitales et proposition de stratégies d'amélioration.


Compétences requises :
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Compétences en gestion de contenu web et utilisation des réseaux sociaux.
- Connaissances en SEO et en marketing digital.
- Capacité à gérer des priorités et à travailler de manière autonome.
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Bonnes capacités organisationnelles et relationnelles.

Liens hiérarchiques :

- Rattachement direct au Directeur Général.
- Collaboration étroite avec l'ensemble des services de la Coopérative, en particulier l'équipe commerciale et technique.
- Relations externes avec les banques, les notaires, les clients et les administrations.