informations générales
Strasbourg
Nous recherchons un (e) Administrateur(trice) experimenté(e).
La mission du poste est d'apporter un soutien administratif optimal aux activités scientifiques de l'ESF (Peer Review, Evaluations et plateforme, Expert Boards et comités), d'en assurer le contrôle budgétaire, et de participer aux activités d'information et de communication de l'ESF (lettre d'informations, publications).
Ce poste implique :
L'organisation de réunions et d'évènements scientifiques ; un soutien administratif aux activités liées aux projets financés par l'Europe. Ces tâches requièrent une anticipation et, éventuellement, une assistance logistique sur place ;
La préparation et la diffusion de documents de qualité, rédigés en bonne et due forme, pour les réunions ;
L'organisation optimale des voyages en termes de coûts et de temps ;
Etre le point de contact pour les scientifiques impliqués dans les activités scientifiques de l'ESF ;
La gestion et le contrôle des budgets conformément aux règles financières en vigueur à l'ESF. La vérification des factures et des notes de frais, et la transmission au service Finance des informations nécessaires à l'élaboration régulière de rapports financiers, conformément à nos obligations contractuelles ;
La tenue et la mise à jour les pages Web appropriées, la participation aux activités d'information et de communication de l'ESF (lettre d'informations, publications) ;
La saisie et la mise à jour les données dans les systèmes d'information de l'ESF, conformément aux procédures en vigueur ;
La prise en charge d'autres tâches administratives, si nécessaire, à la demande de son responsable hiérarchique.
Compétences requises :
Diplôme, ou qualifications équivalentes, en Administration / Secrétariat, au moins 5 ans d'expérience, de préférence dans un environnement scientifique ;
Expérience administrative confirmée ; connaissances des procédures bureautiques ainsi que de l'organisation de réunions et de voyages ;
Excellent niveau d'anglais parlé et écrit en tant que langue de travail ;
Bonnes connaissances pratiques des systèmes MS Office (en particulier MS Word, Access, Excel, PowerPoint et les outils web) ;
Connaissances en gestion budgétaire ;
Sens de l'organisation et respect des délais imposés ;
Capacité à gérer les priorités ;
Responsable et autonome, en recherche continue d'amélioration dans le travail;
Solides qualités interpersonnelles et de communication dans un contexte multinational, démontrant discrétion, diplomatie et tolérance ;
Transparence dans le travail et esprit d'équipe ;
Sens du service, qu'il s'agisse de collaborateurs dans l'organisation ou de partenaires externes;
Attitude positive et constructive.
Temps plein/ CDI
Merci d'envoyer votre candidature (lettre de motivation + CV en anglais) avant le 11 Octobre 2024 à l'adresse jobs@esf.org avec la référence ADMIN2024. Interviews prévus à Strasbourg en octobre 2024.
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Ce poste implique :
L'organisation de réunions et d'évènements scientifiques ; un soutien administratif aux activités liées aux projets financés par l'Europe. Ces tâches requièrent une anticipation et, éventuellement, une assistance logistique sur place ;
La préparation et la diffusion de documents de qualité, rédigés en bonne et due forme, pour les réunions ;
L'organisation optimale des voyages en termes de coûts et de temps ;
Etre le point de contact pour les scientifiques impliqués dans les activités scientifiques de l'ESF ;
La gestion et le contrôle des budgets conformément aux règles financières en vigueur à l'ESF. La vérification des factures et des notes de frais, et la transmission au service Finance des informations nécessaires à l'élaboration régulière de rapports financiers, conformément à nos obligations contractuelles ;
La tenue et la mise à jour les pages Web appropriées, la participation aux activités d'information et de communication de l'ESF (lettre d'informations, publications) ;
La saisie et la mise à jour les données dans les systèmes d'information de l'ESF, conformément aux procédures en vigueur ;
La prise en charge d'autres tâches administratives, si nécessaire, à la demande de son responsable hiérarchique.
Compétences requises :
Diplôme, ou qualifications équivalentes, en Administration / Secrétariat, au moins 5 ans d'expérience, de préférence dans un environnement scientifique ;
Expérience administrative confirmée ; connaissances des procédures bureautiques ainsi que de l'organisation de réunions et de voyages ;
Excellent niveau d'anglais parlé et écrit en tant que langue de travail ;
Bonnes connaissances pratiques des systèmes MS Office (en particulier MS Word, Access, Excel, PowerPoint et les outils web) ;
Connaissances en gestion budgétaire ;
Sens de l'organisation et respect des délais imposés ;
Capacité à gérer les priorités ;
Responsable et autonome, en recherche continue d'amélioration dans le travail;
Solides qualités interpersonnelles et de communication dans un contexte multinational, démontrant discrétion, diplomatie et tolérance ;
Transparence dans le travail et esprit d'équipe ;
Sens du service, qu'il s'agisse de collaborateurs dans l'organisation ou de partenaires externes;
Attitude positive et constructive.
Temps plein/ CDI
Merci d'envoyer votre candidature (lettre de motivation + CV en anglais) avant le 11 Octobre 2024 à l'adresse jobs@esf.org avec la référence ADMIN2024. Interviews prévus à Strasbourg en octobre 2024.
