informations générales
Ariège
Référence CSP: 2024-1577610
Groupe RIFSEEP 2
Encadrement (oui ou non) : NON
Véritable appui de l'équipe de direction, composée d'un directeur et de deux directeurs adjoints, vous agissez au quotidien en facilitateur(trice) et êtes force de proposition pour contribuer activement à la l'amélioration continue.
Vos principales activités sont :
1) Gérer les agendas de l'équipe de direction, assurer son secrétariat et l'accueil téléphonique :
- Filtrer et orienter les sollicitations internes et externes reçues par la direction (appels, courriers...), et veiller à identifier toutes les réunions stratégiques nécessitant la présence d'un directeur
- Tenir à jour les agendas électroniques, gérer l'envoi des invitations et le suivi des réponses
- Assurer la réservation des ressources nécessaires à l'exercice des missions de l'équipe de direction (salles, véhicules, visio-conférences, hôtels, transports...)
- Saisir les ordres de mission et les états de frais sur Chorus DT
- Assurer le suivi des parapheurs en retour de signature du corps préfectoral, en lien direct avec les secrétariats de la préfecture
- Monter les fonds de dossiers utiles aux directeurs et gérer leur archivage et/ou destruction
- Préparer les salles de réunion et organiser l'accueil des participants
2) Assister la direction dans ses missions de pilotage et de coordination :
- Classer les circulaires, instructions et courriers réservés sur le serveur, en tenir un tableau de suivi partagé
- Gérer et suivre les commandes et les achats réalisés par carte achat DDETSPP
- Rédiger des comptes rendus de réunions avec relevés de décisions, en suivre les échéances en lien direct avec les membres du CODIR
- Rédiger des notes de service et des procédures
- Réaliser des tableaux de suivi utiles à la prise de décision, préparer des diaporamas, des plannings
- Contribuer activement à la préparation des CODIR et des CSA
3) Gérer la documentation et participer activement à la communication interne :
- Suivre les mobilités entrantes et sortantes, mettre à jour l'organigramme et communiquer en interne
- Faciliter l'accueil des nouveaux arrivants : mettre à jour le livret d'accueil, veiller au bon déroulement du parcours d'accueil
- Mettre à jour l'intranet : publier des actualités et veiller à la mise à disposition de tous les documents utiles en cours de validité (procédures, règlements, formulaires...)
- Optimiser le classement des documents sur le serveur, en lien étroit avec les membres du CODIR
Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail : à définir selon profil et expérience.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireGroupe RIFSEEP 2
Encadrement (oui ou non) : NON
Véritable appui de l'équipe de direction, composée d'un directeur et de deux directeurs adjoints, vous agissez au quotidien en facilitateur(trice) et êtes force de proposition pour contribuer activement à la l'amélioration continue.
Vos principales activités sont :
1) Gérer les agendas de l'équipe de direction, assurer son secrétariat et l'accueil téléphonique :
- Filtrer et orienter les sollicitations internes et externes reçues par la direction (appels, courriers...), et veiller à identifier toutes les réunions stratégiques nécessitant la présence d'un directeur
- Tenir à jour les agendas électroniques, gérer l'envoi des invitations et le suivi des réponses
- Assurer la réservation des ressources nécessaires à l'exercice des missions de l'équipe de direction (salles, véhicules, visio-conférences, hôtels, transports...)
- Saisir les ordres de mission et les états de frais sur Chorus DT
- Assurer le suivi des parapheurs en retour de signature du corps préfectoral, en lien direct avec les secrétariats de la préfecture
- Monter les fonds de dossiers utiles aux directeurs et gérer leur archivage et/ou destruction
- Préparer les salles de réunion et organiser l'accueil des participants
2) Assister la direction dans ses missions de pilotage et de coordination :
- Classer les circulaires, instructions et courriers réservés sur le serveur, en tenir un tableau de suivi partagé
- Gérer et suivre les commandes et les achats réalisés par carte achat DDETSPP
- Rédiger des comptes rendus de réunions avec relevés de décisions, en suivre les échéances en lien direct avec les membres du CODIR
- Rédiger des notes de service et des procédures
- Réaliser des tableaux de suivi utiles à la prise de décision, préparer des diaporamas, des plannings
- Contribuer activement à la préparation des CODIR et des CSA
3) Gérer la documentation et participer activement à la communication interne :
- Suivre les mobilités entrantes et sortantes, mettre à jour l'organigramme et communiquer en interne
- Faciliter l'accueil des nouveaux arrivants : mettre à jour le livret d'accueil, veiller au bon déroulement du parcours d'accueil
- Mettre à jour l'intranet : publier des actualités et veiller à la mise à disposition de tous les documents utiles en cours de validité (procédures, règlements, formulaires...)
- Optimiser le classement des documents sur le serveur, en lien étroit avec les membres du CODIR
Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail : à définir selon profil et expérience.
