informations générales
Bons-en-Chablais
Impact : S'assurer de la rentabilité et de la pérennité des activités/engagement du groupe Investhiam. En véritable ange gardien(ne) des réalisations du groupe, le/la assistant(e) de gestion administrative va accompagner les autres départements dans la gestion de leur budget, achat, fournisseurs et ressources humaines.
1. Gestion comptable et financière
- Suivre le budget et la comptabilité (facturation clients, règlement fournisseurs), saisir les écritures comptables.
- Analyser et suivre la trésorerie, gérer des dossiers de financement, rechercher et proposer des solutions de gain et d'économie.
- Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux.
- Participer à la préparation des bilans financiers, en collaboration avec le service comptable.
- Veiller à la bonne gestion de la trésorerie et à la conformité des dépenses avec le budget
annuel global et par département.
- Participer au COPIL en apportant les informations essentielles au bon fonctionnement du
groupe
2. Gestion administrative et des ressources humaines
- Administrer le personnel : absences, congés, départs, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, notes de frais, dossiers collaborateurs.
- Superviser les services généraux : assurances, sécurité, entretien, fournitures.
- Assurer le suivi des stocks et la logistique (approvisionnements, expéditions, livraisons).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Suivre les absences, congés et la gestion des plannings.
- Agir en mentor sur les activités des membres junior de l'équipe administrative
Assurer la bonne application des règles internes de l'entreprise en matière de droit du travail.
- Piloter au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs, en collaboration avec les responsables de département et expert technique.
3. Administration des ventes
- Superviser les facturations, encaissements et les relances par suite de non-paiement
- Assurer le calcul des marges sur les réalisations des filiales
- Contrôler les factures fournisseurs et suivre leur règlement dans les délais impartis.
- Participer à la négociation avec les fournisseurs et leur mise en concurrence afin
d'améliorer la marge
- Accompagner la signature de contrat avec les fournisseurs stratégiques et partenaires du
groupe Investhiam
Mission mineur :
4. Accueil et gestion ressources et relationnelle
- Superviser et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients.
- Superviser la gestion des locaux de l'entreprise : aménagement, entretien, sécurité, gestion
des fournitures.
- Coordonner les achats de matériel administratif, informatique, et de bureau.
- Assurer la gestion des véhicules et des biens matériels de l'entreprise.
- Superviser l'accueil des visiteurs, clients et partenaires.
5. Montage de dossier appel d'offre (en collaboration avec département commercial)
- Identifier des appels d'offres intéressant pour le groupe
- Superviser la réponse administrative aux appels offres
- Accompagner à la formulation des documents commerciaux
- Suivis des soumissions de dossier et synchronisation en COPIL
6. Aide au bon fonctionnement du groupe
- Accompagner la motivation, la cohésion et l'engagement des équipes
- Assister à la réalisation des opérations en période de forte activité
- Assurer le rôle d'expert métier administratif au sein du groupe
- Support bon fonctionnement du groupe
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1. Gestion comptable et financière
- Suivre le budget et la comptabilité (facturation clients, règlement fournisseurs), saisir les écritures comptables.
- Analyser et suivre la trésorerie, gérer des dossiers de financement, rechercher et proposer des solutions de gain et d'économie.
- Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux.
- Participer à la préparation des bilans financiers, en collaboration avec le service comptable.
- Veiller à la bonne gestion de la trésorerie et à la conformité des dépenses avec le budget
annuel global et par département.
- Participer au COPIL en apportant les informations essentielles au bon fonctionnement du
groupe
2. Gestion administrative et des ressources humaines
- Administrer le personnel : absences, congés, départs, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, notes de frais, dossiers collaborateurs.
- Superviser les services généraux : assurances, sécurité, entretien, fournitures.
- Assurer le suivi des stocks et la logistique (approvisionnements, expéditions, livraisons).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Suivre les absences, congés et la gestion des plannings.
- Agir en mentor sur les activités des membres junior de l'équipe administrative
Assurer la bonne application des règles internes de l'entreprise en matière de droit du travail.
- Piloter au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs, en collaboration avec les responsables de département et expert technique.
3. Administration des ventes
- Superviser les facturations, encaissements et les relances par suite de non-paiement
- Assurer le calcul des marges sur les réalisations des filiales
- Contrôler les factures fournisseurs et suivre leur règlement dans les délais impartis.
- Participer à la négociation avec les fournisseurs et leur mise en concurrence afin
d'améliorer la marge
- Accompagner la signature de contrat avec les fournisseurs stratégiques et partenaires du
groupe Investhiam
Mission mineur :
4. Accueil et gestion ressources et relationnelle
- Superviser et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients.
- Superviser la gestion des locaux de l'entreprise : aménagement, entretien, sécurité, gestion
des fournitures.
- Coordonner les achats de matériel administratif, informatique, et de bureau.
- Assurer la gestion des véhicules et des biens matériels de l'entreprise.
- Superviser l'accueil des visiteurs, clients et partenaires.
5. Montage de dossier appel d'offre (en collaboration avec département commercial)
- Identifier des appels d'offres intéressant pour le groupe
- Superviser la réponse administrative aux appels offres
- Accompagner à la formulation des documents commerciaux
- Suivis des soumissions de dossier et synchronisation en COPIL
6. Aide au bon fonctionnement du groupe
- Accompagner la motivation, la cohésion et l'engagement des équipes
- Assister à la réalisation des opérations en période de forte activité
- Assurer le rôle d'expert métier administratif au sein du groupe
- Support bon fonctionnement du groupe
