Assistant / Assistante de direction

Affectation : Faculté de Chirurgie Dentaire

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 12 mois (renouvelable) à pourvoir à compter du 01/03/2025

Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
La fiche de poste détaillée est consultable sur le site de l'université.

Mission :
- Assurer l'assistance de la direction. Organiser le secrétariat de direction.
- Mettre en œuvre la stratégie de communication de la Faculté

Activités principales :
- Assurer le fonctionnement du secrétariat de la Direction
- Gérer l'agenda du doyen
- Organiser les déplacements des responsables de la structure (bureau décanal)
- Organiser les réunions et les séminaires (Conseils de faculté, bureaux décanaux.)
- Constituer et préparer les dossiers
- Mettre en forme et/ou élaborer certains courriers/documents administratifs
- Suivre les conventions internationales
- Participer à la gestion des clés et des droits d'accès par badge
- Etablir et suivre les conventions de mise à disposition de locaux (pots de thèse, locations extérieures.)
- Assurer la communication en interne et en externe
- Elaborer et tenir à jour les listes de diffusion
- Traiter les informations et en assurer la diffusion
- Mettre à jour les informations sur le site web de la Faculté et les autres canaux de communication
- Participer à la réalisation de supports de communication et à leur diffusion
- Participer à l'organisation et à la coordination des manifestations institutionnelles ou évènementielles (séminaires, colloques, cérémonie de remise des diplômes, visites de partenaires industriels.)

Activités associées :
- Organiser le classement et l'archivage de documents
- Organiser et gérer les réceptions
- Gérer les réservations de salles pour les réunions, séminaires ou autres manifestations
- Passer diverses commandes (machine à café, photocopieur.)
- Appui administratif ponctuel aux autres services

a) Savoir sur l'environnement professionnel
- Connaissances de l'organisation générale et du fonctionnement de l'Université
- Connaissances sur la réglementation applicable au domaine d'activité de la structure
- Bonnes capacités rédactionnelle
- Maitrise des techniques bureautiquess

b) Savoir-faire opérationnel
- Maîtriser les techniques de communication (écrites et orales)
- Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, power point)
- Maîtriser la communication en anglais (niveau B2 souhaité)
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Gérer les priorités
- Gérer la confidentialité des documents
- Savoir rendre compte

c) Savoir-faire comportemental
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Bon relationnel, bonne présentation
- Autonomie
- Réactivité
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode
- Disponibilité

Conditions particulières d'exercice
Traitement d'informations à caractère confidentiel
Prise des jours de congés sur les périodes de vacances universitaires de la Faculté de Chirurgie Dentaire
Variabilité éventuelle des horaires de travail
Présence requise lors de certains évènements (cérémonie de remise des diplômes.)

Relations hiérarchiques
Sous la responsabilité du Doyen et de la responsable des services administratifs

Relations fonctionnelles
Services centraux de l'Université
Services de la faculté
Enseignants-chercheurs de la faculté
Agence régionale de la Santé
Pôle de Médecine et Chirurgie Bucco-Dentaires des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg
Conférence des Doyens en Odontologie
Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche et Ministère de la Santé et de la Prévention

Contact pour renseignements sur le poste : Marie-Renée MASSON - Responsable des Services administratifs
Tél : 03 68 85 39 04 Mail : mrmasson@unistra.fr
Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 11/02/2025 à l'adresse suivante : mrmasson@unistra.fr