informations générales
Brest
Assister le directeur de la maintenance des câbles sous-marins d'Orange Marine dans la gestion des contrats de maintenance et de son équipe :
- Gestion du contrat de mise à disposition d'une équipe Engins Sous-Marins en Asie : planifier les embarquements/débarquements des techniciens Engins sous-marins et de l'équipe maintenance en lien avec le prestataire de service, le client et les agents maritimes, planifier les formations en doublure des nouveaux embauchés, réaliser le relevé de l'activité mensuelle et contrôler des factures du prestataire.
- Reporting/Suivi du contrat de maintenance des câbles sous-marins en Atlantique : reporting hebdomadaire, trimestriel et annuel sur l'activité des 3 navires engagés dans le contrat en lien avec l'armateur partenaire pour transmission aux clients, notifier les clients des débuts et des fins d'opérations de maintenance, vérifier les rapports de fin de mission (formalisme, liste de diffusion, exhaustivité) et les adresser au client, mettre à jour de la base de données, préparer les réunions (programmes des navires / nombre de jours d'opérations).
- Organiser les déplacements du personnel de direction et de ses prestataires en collaboration avec l'agent maritime : transmettre les éléments nécessaires à l'agent maritime du pays du déplacement afin d'assurer les formalités nécessaires à l'entrée des salariés et des prestataires sur le territoire (passeports, vols, descriptif de la mission .), réserver les vols, trains, hébergements et véhicules pour le personnel de la direction éventuellement en collaboration avec l'agent maritime, assurer le renfort pour l'organisation des déplacements des autres équipes si nécessaire.
- Assurer la gestion administrative/RH de la direction maintenance : suivre le temps de travail des salariés de la direction afin de garantir le respect des accords, contrôler les notes de frais et assurer leur paiement conformément à la politique de la société, saisir les primes afférentes aux missions conformément aux accords de la société dans le logiciel paie.
- Suivre le budget de direction maintenance : contrôler les demandes d'avance et les factures transmises par l'agent maritime afférentes à la mission (visas, hôtels, transports, téléphones, achats divers réalisés à la demande des équipes, achats divers réalisés à la demande des équipes, prestations de l'agent, etc.) afin d'en assurer le règlement, assurer le lien entre le service achats et la direction maintenance afin d'assurer les commandes, valider les demandes d'achats sur le logiciel dédié après validation du directeur.
- Assurer la facturation en lien avec la direction financière : contrôle et transmission de l'ensemble des frais réels annexes aux contrats de prestation maintenance (compte d'escale, déplacements, achats divers de matériels, frais de prestations de service. ) et transmission à la direction financière pour facturation, collecte et transmission du nombre de jours d'opérations dans le cadre du contrat à la direction financière en lien avec les armateurs partenaires pour facturation.
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- Reporting/Suivi du contrat de maintenance des câbles sous-marins en Atlantique : reporting hebdomadaire, trimestriel et annuel sur l'activité des 3 navires engagés dans le contrat en lien avec l'armateur partenaire pour transmission aux clients, notifier les clients des débuts et des fins d'opérations de maintenance, vérifier les rapports de fin de mission (formalisme, liste de diffusion, exhaustivité) et les adresser au client, mettre à jour de la base de données, préparer les réunions (programmes des navires / nombre de jours d'opérations).
- Organiser les déplacements du personnel de direction et de ses prestataires en collaboration avec l'agent maritime : transmettre les éléments nécessaires à l'agent maritime du pays du déplacement afin d'assurer les formalités nécessaires à l'entrée des salariés et des prestataires sur le territoire (passeports, vols, descriptif de la mission .), réserver les vols, trains, hébergements et véhicules pour le personnel de la direction éventuellement en collaboration avec l'agent maritime, assurer le renfort pour l'organisation des déplacements des autres équipes si nécessaire.
- Assurer la gestion administrative/RH de la direction maintenance : suivre le temps de travail des salariés de la direction afin de garantir le respect des accords, contrôler les notes de frais et assurer leur paiement conformément à la politique de la société, saisir les primes afférentes aux missions conformément aux accords de la société dans le logiciel paie.
- Suivre le budget de direction maintenance : contrôler les demandes d'avance et les factures transmises par l'agent maritime afférentes à la mission (visas, hôtels, transports, téléphones, achats divers réalisés à la demande des équipes, achats divers réalisés à la demande des équipes, prestations de l'agent, etc.) afin d'en assurer le règlement, assurer le lien entre le service achats et la direction maintenance afin d'assurer les commandes, valider les demandes d'achats sur le logiciel dédié après validation du directeur.
- Assurer la facturation en lien avec la direction financière : contrôle et transmission de l'ensemble des frais réels annexes aux contrats de prestation maintenance (compte d'escale, déplacements, achats divers de matériels, frais de prestations de service. ) et transmission à la direction financière pour facturation, collecte et transmission du nombre de jours d'opérations dans le cadre du contrat à la direction financière en lien avec les armateurs partenaires pour facturation.
