Assistant / Assistante de direction

L'université de Rouen Normandie recherche son futur Assistant de direction F/H pour rejoindre le cabinet de la Présidence de l'université.

Modalités de recrutement

CDD 6 mois
Poste basé sur le campus de Mont-Saint-Aignan
Salaire : 1934€ bruts (selon la grille indiciaire de la FPE catégorie B)

Contexte

L'assistant.e de Direction du Cabinet de la Présidence de l'Université joue un rôle central en assurant un soutien administratif, organisationnel et, le cas échéant, financier au Président, à son cabinet et à l'équipe de direction de l'Université de Rouen Normandie.

Missions

Mission 1 : Gestion administrative et organisationnelle

Gérer l'agenda du Président et préparer ses rendez-vous.
Rédiger et mettre en forme des documents, courriers et rapports.
Assurer la réception, le filtrage et la gestion des appels téléphoniques entrants...
Planifier, organiser et coordonner les réunions avec des interlocuteurs internes et externes.
Préparer les ordres du jour et veiller à la circulation des documents nécessaires.
Accueillir les visiteurs et personnalités invitées à la Présidence.
Organiser les déplacements du Président et des membres de la direction

Mission 2 : Participation aux projets institutionnels et événements

Participer à la mise en œuvre des projets portés par la Présidence en lien avec la Directrice de cabinet et la Direction de la communication.
Préparer les supports logistiques et administratifs nécessaires au bon déroulement des projets.
Participer à la coordination logistique des événements : réservation des salles, gestion des invitations, préparation des documents.
Accueillir les participants et personnalités lors des événements.

Mission 3 : Appui à la gestion budgétaire

En cas d'absence de la gestionnaire, assurer la continuité du service :

Réaliser des actes de gestion administrative et financière selon les procédures applicables.
Collecter, contrôler et traiter les pièces justificatives pour les opérations de gestion.
Assurer le suivi des commandes, des services faits valorisés, et des missions professionnelles sur SIFAC.

Profil recherché

Vous maitrisez les techniques de gestion administrative et des outils bureautiques ?
Vous avez une bonne connaissance des principes de gestion de projet et d'organisation événementielle ?
Vous connaissez des outils de gestion financière (SIFAC) ?
Vous êtes capable de gérer efficacement un agenda complexe et les priorités stratégiques ?
Vous savez appréhender les imprévus et proposer des solutions adaptées ?
Vous êtes une personne discrète et vous savez respecter la confidentialité ?
Vous avez une appétence pour le travail en équipe et une excellente capacité relationnelle ?
Prendre des initiatives et travailler en autonomie ne vous fait pas peur ?

Vous vous reconnaissez et pensez correspondre au poste ? Rejoignez-nous !

L'Université de Rouen Normandie s'engage pour l'inclusion, la diversité et le respect de toutes les identités. Nous valorisons toutes les compétences et veillons à offrir un environnement respectueux et ouvert à toutes et tous, sans distinction d'origine, de genre, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de situation de handicap ou de statut social.

Les avantages

Cadre de travail agréable : campus vert, connecté, bien situé et en constante amélioration, axé sur le développement durable
Activités sportives à des tarifs préférentiels
Participation à la mutuelle / Participation aux frais de transport
Accompagnement à la prise de poste (tuilage et formations)
55 jours de congés / RTT
Un accès aux bibliothèques universitaires et aux ressources numériques (Cairn,.)
Un centre de loisir pour les enfants des personnels