informations générales
Mission en intérim basée sur LYON 2ème.
Votre quotidien :
Sous la direction de XX, votre rôle sera de l'assister dans des missions d'organisation, d'optimisation, d'administration et de logistique.
Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l'équipe de salariés en place pour fournir un soutien essentiel dans la gestion quotidienne des activités de l'institution.
Vos missions principales:
Assistance générale
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
- Accueillir les visiteurs et gérer la réception
- Gérer l'agenda de l'institution sous la direction de l'assistante des élus
- Réaliser et suivre les différents travaux standards de secrétariat (courriers, mails, impression, classements)
- Etablir des comptes rendus de réunions ou d'événements auxquels vous pourrez être associé(e)
- Relais, au besoin, dans la rédaction des Procès-verbaux des réunions de conseil et bureaux
- Gérer et actualiser des fichiers et autres bases de données.
- Autres tâches courantes de secrétariat
- En cas de besoin, soutien et relais de l'assistante des élus, basée à Clermont-Ferrand
Evènements
- Organiser la logistique des réunions et évènements de l'institution
- Organiser les déplacements professionnels des élus et permanents
Intendance
- Assurer l'intendance des locaux de l'institution
- Gérer les contrats et en réaliser le suivi de la mise en œuvre (informatique, alarme, etc.)
- Gérer l'organisation matérielle et la bonne tenue des locaux du siège (suivi des stocks de fournitures, réception des livraisons, organisation matérielle des réunions, commande, etc.)
De formation supérieure type Bac+2 dans le domaine de l'administration ou de l'assistanat de direction, vous justifiez au minimum de 2 à 3 années d'expériences sur un poste similaire.
Compétences requises :
Techniques :
- Assurer la circulation et la transmission de l'information
- Identifier les besoins, anticiper les évolutions
- Organiser, planifier, respecter les délais, alerter, relancer
- Reconnaître les priorités et les hiérarchiser, gérer son temps
- S'adapter en
- fonction des situations, des projets et des interlocuteurs / intervenants
- Maîtriser parfaitement les outils bureautiques, d'information, de communication, de messagerie et s'adapter à l'utilisation d'un logiciel spécifique « métier » (suite Microsoft Office indispensable)
Savoir-être:
- Vous appréciez de pouvoir développer vos connaissances dans un cadre de travail collectif qui vous amène à travailler en transversalité.
- Vous avez le sens du contact et vous possédez de bonnes capacités de communication et une aisance rédactionnelle (bonne orthographe).
- Vous appréciez le travail en équipe tout en étant autonome dans les tâches qui vous sont confiées
Conditions de travail
- Intérim à temps plein : 35 h par semaine du lundi au vendredi
- Poste basé à Lyon 2è
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Sous la direction de XX, votre rôle sera de l'assister dans des missions d'organisation, d'optimisation, d'administration et de logistique.
Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l'équipe de salariés en place pour fournir un soutien essentiel dans la gestion quotidienne des activités de l'institution.
Vos missions principales:
Assistance générale
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
- Accueillir les visiteurs et gérer la réception
- Gérer l'agenda de l'institution sous la direction de l'assistante des élus
- Réaliser et suivre les différents travaux standards de secrétariat (courriers, mails, impression, classements)
- Etablir des comptes rendus de réunions ou d'événements auxquels vous pourrez être associé(e)
- Relais, au besoin, dans la rédaction des Procès-verbaux des réunions de conseil et bureaux
- Gérer et actualiser des fichiers et autres bases de données.
- Autres tâches courantes de secrétariat
- En cas de besoin, soutien et relais de l'assistante des élus, basée à Clermont-Ferrand
Evènements
- Organiser la logistique des réunions et évènements de l'institution
- Organiser les déplacements professionnels des élus et permanents
Intendance
- Assurer l'intendance des locaux de l'institution
- Gérer les contrats et en réaliser le suivi de la mise en œuvre (informatique, alarme, etc.)
- Gérer l'organisation matérielle et la bonne tenue des locaux du siège (suivi des stocks de fournitures, réception des livraisons, organisation matérielle des réunions, commande, etc.)
De formation supérieure type Bac+2 dans le domaine de l'administration ou de l'assistanat de direction, vous justifiez au minimum de 2 à 3 années d'expériences sur un poste similaire.
Compétences requises :
Techniques :
- Assurer la circulation et la transmission de l'information
- Identifier les besoins, anticiper les évolutions
- Organiser, planifier, respecter les délais, alerter, relancer
- Reconnaître les priorités et les hiérarchiser, gérer son temps
- S'adapter en
- fonction des situations, des projets et des interlocuteurs / intervenants
- Maîtriser parfaitement les outils bureautiques, d'information, de communication, de messagerie et s'adapter à l'utilisation d'un logiciel spécifique « métier » (suite Microsoft Office indispensable)
Savoir-être:
- Vous appréciez de pouvoir développer vos connaissances dans un cadre de travail collectif qui vous amène à travailler en transversalité.
- Vous avez le sens du contact et vous possédez de bonnes capacités de communication et une aisance rédactionnelle (bonne orthographe).
- Vous appréciez le travail en équipe tout en étant autonome dans les tâches qui vous sont confiées
Conditions de travail
- Intérim à temps plein : 35 h par semaine du lundi au vendredi
- Poste basé à Lyon 2è
