Assistant / Assistante de direction

L'assistant-e de direction organise et coordonne pour le directeur et l'administrateur du Théâtre national de Marseille La Criée, la transmission et la rédaction des informations concernant la direction du Théâtre. Il/elle tape, saisit et présente des notes et des documents généralement à caractère confidentiel. Il/elle traite, exploite et suit une partie des informations de la direction du Théâtre (correspondance courante, affaires spécifiques). Il/elle réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques à destination de la direction, établit un contact direct avec le directeur, l'administrateur et avec l'extérieur. Il/elle peut également et ponctuellement encadrer et former des collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire des frais de la direction. Ce poste s'exerce en étroite collaboration avec le directeur et l'administrateur. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant des différents services du Théâtre, de l'extérieur, du directeur ou de l'administrateur.
L'assistant-e de direction a une bonne connaissance des principaux enjeux de la direction du Théâtre. A ce titre, il/elle peut être amené(e) à proposer la modification ou la création de certaines procédures.
MISSIONS PRINCIPALES
Sous la responsabilité du directeur et de l'administrateur, l'assistant-e de direction assure les missions suivantes :
- Gérer l'emploi du temps du directeur et suivre celui de l'administrateur.
- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions,
déplacements et voyages en France et à l'étranger.
- Accueil téléphonique des appels destinés à la direction
et filtrage des appels ou des demandes en fonction
de leur importance et des priorités.
- Accueil physique des rendez-vous de la direction.
- Enregistrer, trier et distribuer le courrier. Alerter sur
les courriers importants. Affranchir le courrier.
- Rédiger, taper et mettre en forme différents documents (courriers, notes, rapports.).
- Organiser et traiter l'archivage des dossiers de la direction. Archiver et numériser (sur l'intranet) la totalité des
courriers et documents de la direction.
- Assurer la prise de notes en réunions (réunions des services, de direction, réunions spécifiques) et rédiger les comptes-rendus.
- Aménager le planning des permanences des cadres du Théâtre.
- Rédiger ponctuellement les contrats de travail d'intervenant-es.
- Gérer le budget des frais professionnels de la direction et éventuellement d'autres budgets spécifiques.
- Lecture de documents ou informations orales en anglais. Dactylographier ou rédiger des courriers en anglais.
- Assurer l'interface entre les personnes de la direction,
celles des autres services et les interlocuteurs extérieurs.
- Contribuer à l'utilisation rationnelle des services
et des fournitures.
- Optimiser les coûts de frais de déplacement
(recherche des meilleurs tarifs).
- Optimiser les coûts des consommables
(fournitures, abonnements, contrats annuels etc.).
- Optimiser les services extérieurs (frais de coursiers, etc.).
- RH : mise en ligne et diffusion des offres d'emploi, organisation des entretiens pour la direction et réponses aux candidat.es.
PROFIL
- Bureautique et informatique utilisateur :
maîtrise Word et Excel.
- Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels
courants, maîtriser l'orthographe et
la grammaire.
- Communication orale : adapter son langage,
ses messages, au type de public ou
d'interlocuteur, s'exprimer au nom du Théâtre.
- Connaissance du Théâtre : connaître les
directions et les services en rapport avec
le poste et les principaux interlocuteurs.
Intérêt pour le spectacle vivant.
- Organisation et planification : respecter
les procédures d'organisation, planifier
ses activités à moyen et long terme,
gérer les priorités et les aléas.