Assistant / Assistante de direction

Vous travaillerez au sein du pôle Enfance Famille et Parentalité.

Sous l'autorité de la Directrice du pôle Enfance Famille et parentalité, l'assistant(e) du pôle aura pour missions principales de :
- Réaliser la gestion administrative de son activité ;
- Organiser, gérer, coordonner et assurer le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder la directrice de pôle ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.) puis en assurer le suivi ;
- Réceptionner et trier le courrier ;
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) ;
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
- Rendre compte, à travers des points réguliers, de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.) ;
- Travailler en lien avec l'assistante de direction générale ;
- Organiser le suivi administratif et les appels à projets des différents dispositifs du pôle ;

- Pour le service de la Crèche :
o Prospecter auprès des entreprises pour la vente de place en Crèche ;
o Suivi des conventions des entreprises de la Crèche.

COMPETENCES REQUISES ET ACTIVITES :
Savoirs :
- Connaissance du secteur social, de son organisation, des services, des acteurs institutionnels et des partenaires techniques,
- Techniques de secrétariat de direction.

Savoir-faire :
- Qualités rédactionnelles,
- Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication : téléphone, mails.
- Maîtrise des outils bureautiques : connaissance des principaux logiciels : word, excel,
gestion de fichiers et logiciels de présentation.

Savoir-être :
- Respect des procédures et des normes,
- Adaptabilité, polyvalence,
- Autonomie, esprit d'initiative, être force de propositions
- Réel sens du service : anticipation, disponibilité, conscience professionnelle développée
- Qualités relationnelles : sens du contact et de l'écoute, diplomatie
- Organisation, méthodologie, rigueur, sens des priorités, respect des délais, réactivité
- Confidentialité, discrétion