informations générales
Clermont-Ferrand
Nous recherchons un(e) assistant(e) de Direction au sein de la CPAM du Puy-de-Dôme, organisme de sécurité sociale dynamique, de droit privé, employant 630 salariés. Elle assure la gestion de 640 000 bénéficiaires, 3 775 professionnels de santé et verse plus de 2 milliards d'euros de prestations par an et contribue à l'évolution du système d'information de la branche maladie. La CPAM est une entreprise à taille humaine et engagée. Elle est implantée dans un quartier vivant, au sein de locaux modernes, à proximité des transports en commun.
En tant qu'assistant(e) de direction, vous jouerez un rôle pivot au sein de l'organisme et auprès des membres du Comité de Direction (CODIR), composé du Directeur de l'organisme, du Directeur Comptable et Financier, du Directeur Adjoint et de 2 Sous-Directeurs. Au sein d'une équipe de 3 assistant(e)s de direction,vos principales responsabilités incluront :
- les activités de gestion administrative du secrétariat de direction: gestion des appels téléphoniques, des courriels, du courrier et le suivi du circuit de signatures.
- la planification et l'organisation de réunions, la préparation des dossiers de réunions
- la gestion des agendas du directeur et des membres du CODIR.
- la gestion documentaire : classement, archivage
- l'organisation des déplacements et les réservations des membres du CODIR.
- la gestion de la helpdesk du secrétariat : réservation des ressources (voitures, salles de réunions), des billets de train et des nuitées d'hôtel pour les salariés de la CPAM (hors missions nationales)
- la gestion des fournitures du secrétariat
Outre ces activités, votre rôle sera également d'assurer l'interface entre le directeur, les membres du CODIR et l'ensemble des services de l'organisme. Les assistant(e)s de direction ont en charge des missions ponctuelles en support aux services (mise en forme de courriers et de support de présentation, organisations de rendez-vous) impliquant une bonne connaissance des différents secteurs et activités de l'organisme. Vous serez amené(e) à participer à différentes instances et commissions (le Conseil de la CPAM, Commissions paritaires). A ce titre vous en assurerez les aspects logistiques et aurez en charge la prise de notes en séance, la rédaction et la diffusion des comptes rendus. En lien avec le d'autres services, vous assurez le traitement des frais de déplacements des conseillers et des professionnels de santé participant aux commissions. Suivi des demandes, saisie des éléments nécessaires au paiement, ordonnancement. Enfin, vous contribuerez et participerez à différents projets stratégiques de l'organisme et à l'organisation d'évènements spécifiques (Petit-déjeuner du directeur avec les agents, Journées Portes Ouvertes dans les services etc.) dans une logique de transversalité et de décloisonnement.
Pour réussir dans ce rôle, vous devez posséder les compétences et qualités suivantes :
Compte tenu de la teneur sensible et stratégique des informations traitées, et du positionnement auprès du Directeur de l'organisme, vous devrez faire preuve d'un haut niveau de confidentialité et un sens aigu de la discrétion. Enfin, il convient de préciser que les missions exercées nécessitent une forte disponibilité. Vous devrez faire preuve d'excellentes compétences organisationnelles (précision, gestion des échéances et priorisation des tâches). Vous devrez également vous montrer autonome dans la gestion de ses activités, faire preuve d'initiative et de fortes capacités d'adaptation.Les fonctions exercées nécessitent de très bonnes compétences en communication écrite et orale.Il est attendu de fortes capacités relationnelles, permettant de travailler en équipe au sein du secrétariat de direction et également avec l'ensemble des services de l'organisme. Vous devrez maîtriser les outils de bureautiques et de communication.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireEn tant qu'assistant(e) de direction, vous jouerez un rôle pivot au sein de l'organisme et auprès des membres du Comité de Direction (CODIR), composé du Directeur de l'organisme, du Directeur Comptable et Financier, du Directeur Adjoint et de 2 Sous-Directeurs. Au sein d'une équipe de 3 assistant(e)s de direction,vos principales responsabilités incluront :
- les activités de gestion administrative du secrétariat de direction: gestion des appels téléphoniques, des courriels, du courrier et le suivi du circuit de signatures.
- la planification et l'organisation de réunions, la préparation des dossiers de réunions
- la gestion des agendas du directeur et des membres du CODIR.
- la gestion documentaire : classement, archivage
- l'organisation des déplacements et les réservations des membres du CODIR.
- la gestion de la helpdesk du secrétariat : réservation des ressources (voitures, salles de réunions), des billets de train et des nuitées d'hôtel pour les salariés de la CPAM (hors missions nationales)
- la gestion des fournitures du secrétariat
Outre ces activités, votre rôle sera également d'assurer l'interface entre le directeur, les membres du CODIR et l'ensemble des services de l'organisme. Les assistant(e)s de direction ont en charge des missions ponctuelles en support aux services (mise en forme de courriers et de support de présentation, organisations de rendez-vous) impliquant une bonne connaissance des différents secteurs et activités de l'organisme. Vous serez amené(e) à participer à différentes instances et commissions (le Conseil de la CPAM, Commissions paritaires). A ce titre vous en assurerez les aspects logistiques et aurez en charge la prise de notes en séance, la rédaction et la diffusion des comptes rendus. En lien avec le d'autres services, vous assurez le traitement des frais de déplacements des conseillers et des professionnels de santé participant aux commissions. Suivi des demandes, saisie des éléments nécessaires au paiement, ordonnancement. Enfin, vous contribuerez et participerez à différents projets stratégiques de l'organisme et à l'organisation d'évènements spécifiques (Petit-déjeuner du directeur avec les agents, Journées Portes Ouvertes dans les services etc.) dans une logique de transversalité et de décloisonnement.
Pour réussir dans ce rôle, vous devez posséder les compétences et qualités suivantes :
Compte tenu de la teneur sensible et stratégique des informations traitées, et du positionnement auprès du Directeur de l'organisme, vous devrez faire preuve d'un haut niveau de confidentialité et un sens aigu de la discrétion. Enfin, il convient de préciser que les missions exercées nécessitent une forte disponibilité. Vous devrez faire preuve d'excellentes compétences organisationnelles (précision, gestion des échéances et priorisation des tâches). Vous devrez également vous montrer autonome dans la gestion de ses activités, faire preuve d'initiative et de fortes capacités d'adaptation.Les fonctions exercées nécessitent de très bonnes compétences en communication écrite et orale.Il est attendu de fortes capacités relationnelles, permettant de travailler en équipe au sein du secrétariat de direction et également avec l'ensemble des services de l'organisme. Vous devrez maîtriser les outils de bureautiques et de communication.
