Assistant / Assistante de direction

Poste

Mission du service et positionnement hiérarchique :

Organiser et gérer l'UFR de Pharmacie : enseignements, recherche, formation, vie étudiante, administration.

Missions principales de l'agent-e :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice générale des services de la Faculté de Pharmacie (DDGS), l'agent-e aura à assurer la gestion du secrétariat commun de la déléguée de la directrice générale des services et du directeur de l'UFR et à prendre en charge des dossiers transverses relevant du Doyen ou de la Déléguée.

Fonctions de secrétariat que l'assistant de direction à assumer en autonomie :

La gestion des agendas du Doyen et de la DDGS
La gestion des déplacements du Doyen et de la DDGS
L'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes de la direction
La gestion des boites mails génériques de la Direction
La gestion du courrier de la Direction
Le suivi des échéances importantes de la Direction
L'organisation des réunions de travail, constitution des dossiers, accueil des participants-es
La gestion des conseils et réunions d'UFR (convocation, collecte des pouvoirs, feuilles d'émargement, prises de notes, rédaction des comptes rendus et PV)
L'organisation logistique des manifestations organisées par la Direction (amphi de rentrée, accueil des nouveaux personnels, moments conviviaux, etc.) (convocation, suivi des échéances, devis, propositions et réception des commandes relations avec les prestataires)
Classement et archivage des dossiers de la Direction
Communication générale relevant de la Direction de l'UFR et communication « via communication.Pharmacie »

Fonctions de gestion de dossiers transversaux qui seront à prendre en charge à la demande du Doyen ou de la Déléguée :

Constitution et gestion des bases de données à la demande de la Direction (personnels enseignants, décorations honorifiques, opérations liées au déménagement, congés des personnels BIASS des services administratifs, etc.)
Relations avec le CROUS (gestionnaires du R U), avec la DAPI pour le suivi des occupants du domaine public de la Faculté (occupation des locaux, suivi des échéances de renouvellement des conventions)
Appui à la DDGS dans la mission de gestion du bâtiment
Gestion de l'activité des associations étudiantes (régularité administrative, FSDIE, etc.)

Profil

Connaissance, savoir :

Connaissance de l'organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
Maîtrise avérée de la langue française écrite et orale (grammaire et syntaxe) pour mise en œuvre immédiate

Savoir-faire :

Maîtrise avérée des logiciels WORD, EXCEL, POWER POINT, pour mise en œuvre immédiate
Savoir gérer les priorités
Faire preuve de mesure dans ses propos et attitudes
Savoir le goût de la communication et du travail en équipe
Savoir rendre compte

Savoir-être :

Sens du relationnel
Discrétion et confidentialité
Respecter le devoir de réserve
Savoir s'adapter aux contraintes du poste (situations d'urgence et travail à distance)
Savoir travailler en autonomie
Faire preuve de réactivité et de discernement