Assistant / Assistante de direction

Sous la responsabilité hiérarchique d'un coordinateur en lien avec l'équipe d'encadrement et de direction, l'agent de gestion administrative est chargé de produire et diffuser des documents, indicateurs, tableaux de bord, d'orienter les personnes, de contribuer à la réalisation de manifestations.

Accueil et prise en charge de personnes (agents, usagers, etc.)
- Assure un accueil physique adapté aux différentes personnes (usagers, familles, interlocuteurs internes et externes .)
- Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers le professionnel qualifié
- Adapte sa posture afin d'éviter tout conflit et alerte des personnes ressources en cas de besoin

Contrôle des données / documents dans son domaine d'activité
- S'assure de posséder l'intégralité des informations nécessaires à la gestion des données prises en charge

Gestion administrative relative au domaine d'activité
- Réalise le traitement administratif des données dont il est en charge
- Transmet ou s'assure de la transmission et de la réception des données dans les délais impartis
- Enregistre, classe et archive les données traitées en utilisant le mode de classement défini et partagé par les principaux interlocuteurs internes
- Respecte et s'assure du respect des règles de confidentialité relatives aux données traitées

Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Assure un accueil téléphonique adapté aux différents interlocuteurs (usagers, familles, internes et externes, etc.)
- Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers le professionnel qualifié
- Identifie systématiquement les interlocuteurs internes pertinents à informer et adapte la transmission d'information en fonction
- Synthétise par écrit les principales informations à transmettre à un interlocuteur absent ou non disponible et s'assure de leur bonne réception
- Rédige des courriels en s'assurant de placer en copie les interlocuteurs internes concernés

Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
- Sollicite régulièrement les différents professionnels afin de recueillir dans les délais impartis l'ensemble des informations relatives au traitement administratif, dans son domaine de compétences
- Organise et priorise ses activités en fonction des délais impartis
- Renseigne et met à jour régulièrement les tableaux de bord de manière à pouvoir extraire à tout moment sur demande d'une personne habilitée (Direction, encadrement, responsable hiérarchique, .), des informations pertinentes

Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Assure la reproduction des documents relevant de son domaine de compétences conformément aux obligations règlementaires et aux règles institutionnelles
- Assure, sur demande d'une personne habilitée la diffusion des documents reproduits aux différents acteurs internes, partenaires externes et autorités de contrôle concernés dans les délais impartis par la réglementation en vigueur

Remplacement à l'accueil de site
- Veille relative aux bonnes pratiques professionnelles et aux évolutions de la règlementation relative à son domaine d'activité
- Participation à la vie institutionnelle et à la continuité de service

Profil du poste
- Savoirs faire : Planifier des activités, Élaborer un classement, Élaborer, mettre en place et exploiter des tableaux de bords, analyser des données
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Connaissances et technicité : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office notamment Excel, Outlook)
- Aptitudes :Savoir travailler en complémentarité et en équipe, Capacités relationnelles et sens de l'initiative