Assistant / Assistante de direction

Le Siège social du Diaconat Protestant recrute :

Un Assistant de Direction (H/F)

- Contrat à durée indéterminée, temps complet
- Bac+2 /3 Assistant gestion administrative/PME PMI / Assistant direction
- Expérience minimum de 5 ans sur un poste identique
- Poste basé à Valence


MISSIONS

L'assistant(e) de Direction occupe un rôle clé et permet le bon accomplissement des missions de la Direction Générale en apportant une aide fonctionnelle et matérielle. Il/elle a pour objectif d'apporter une aide permanente à la Direction Générale, en termes d'organisation personnelle, de gestion administrative, de communication et d'information, lui facilitant le suivi régulier de certains aspects du fonctionnement des établissements de l'association.
A ce titre, il/elle prend en charge les missions suivantes :
- Aider à la gestion et à l'optimisation du planning de la Directrice Générale et des participants (internes, externes, partenaires.)
- Recenser les tâches et informations nécessaires à la priorisation des actions et contribuer à leur suivi et au pilotage par les parties prenantes
- Effectuer les opérations de transmission et le traitement des informations nécessaires à la bonne marche des établissements et à ses relations internes et externes
- Assurer l'accueil du public et l'accueil téléphonique par alternance avec la Secrétaire d'accueil
- Assurer le secrétariat général de l'association, en lien avec le Président et la Directrice Générale, dans le respect des statuts et des normes. Assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les directions d'établissements :
o Notes de service
o Instances représentatives du personnel
o Réunions de direction
o Communication interne / externe
- Préparer et organiser les différents évènements institutionnels liés à l'association : conseil d'administration, assemblée générale, journées associatives (convocations, comptes rendus, préparation des dossiers préalables) en accord avec le Président et la Directrice Générale. En assurer la gestion matérielle.
- Assurer la gestion administrative des adhérents et bénévoles de l'association : enregistrement, gestion des dons et des reçus fiscaux, déclaration Urssaf, frais de déplacement, transmission de données règlementaires aux organismes de suivi.
- Assurer le secrétariat classique de la Directrice Générale : filtrage des informations et des appels, affectation du courrier, rédaction de correspondances diverses.
- Assurer la gestion et le suivi de certains dossiers, en lien avec les partenaires ou organismes dédiés et dans le respect des procédures et des délais : assurances (habitation, RC, véhicules, sinistres...), reçus, déclarations et transmission d'informations.
- Participer à la politique de communication globale de l'association et des établissements.


COMPÉTENCES

- Connaissance du milieu associatif en général et de l'association, son organisation, ses services, ses acteurs institutionnels et ses partenaires.
- Être un intervenant efficace pour chacun des interlocuteurs potentiels : être une personne ressource
- Capacité à gérer plusieurs actions simultanément
- Maitrise des outils de bureautique (Pack Office, Internet, logiciels internes.) et des nouveaux supports (CANVA, logiciel de suivi et de gestion projets)
- Maitrise de la rédaction administrative, des techniques de secrétariat et d'organisation.
- Capacité d'adaptation et d'anticipation, réactivité, initiative
- Résistance au stress
- Rigueur et organisation, respect des procédures
- Sens du service
- Confidentialité et discrétion
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, patience, diplomatie
- Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite.