informations générales
Sotteville-lès-Rouen
Le Centre Hospitalier du Rouvray est le 2ème établissement de santé de France spécialisé dans la lutte contre les maladies mentales intervenant sur le territoire de la Métropole Rouen Normandie, Elbeuf, Pays de Caux et Pays de Bray.
Il propose une offre de prévention, diagnostic, soin, réadaptation et réinsertion sociale. Il est composé de 2 pôles d'activité composés de structures ambulatoires, d'équipes mobiles et d'unités d'hospitalisation à temps complet. Il dispose de nombreux services spécialisés (addictologie, troubles de l'humeur complexes, schizophrénies résistantes, troubles du spectre de l'autisme, prévention du suicide.).
Des centres ressources et de formation sont également mis en place : autisme, pour intervenants auprès d'auteurs de violences sexuelles, prévention et gestion de la crise suicidaire, soins infirmiers.
Le Centre Hospitalier du Rouvray dispose également d'un département recherche.
Missions
Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, le Centre Hospitalier du Rouvray recherche un assistant de direction au sein de la direction générale, à compter du 5 mai 2025.
L'assistant à en charge la gestion des agendas, l'organisation des réunions et la coordination des communications internes et externes.
Les missions incluent la préparation et la mise en forme de documents.
En outre, l'assistant de direction joue un rôle clé dans la gestion des priorités et des urgences, tout en garantissant la confidentialité des informations sensibles.
Ce poste nécessite une grande capacité d'adaptation et un esprit d'équipe pour contribuer au bon fonctionnement de notre établissement.
- Assister le Directeur afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
- Accueil des interlocuteurs du Directeur
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques en les priorisant
- Réceptionner et traiter des messages électroniques
- Organiser le planning du Directeur et prise de rendez-vous en collaboration avec les autres secrétariats
- Travailler en collaboration avec les directeurs fonctionnels de l'établissement
- Organisation des instances en lien avec les interlocuteurs concernés
- Traiter les courriers, dossiers, documents dans son domaine (rédaction, enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivages)
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents: courriers, notes, rapports qui peuvent être à caractère confidentiel
- Elaboration des plannings de garde et diffusion des rapports de garde
- Coordination administrative et logistique (gestion des agendas, organisation
de réunions, repas, visites, conférences, événements, déplacements...)
- Enregistrements des congés des directeurs fonctionnels et/ou personnels rattachés à la Direction Générale sur le logiciel de gestion du temps de travail
Savoir-faire
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Savoir prendre des notes rapidement, rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Savoir-être
- Sens du travail en équipe
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité professionnelle
- Rigueur, méthode, autonomie, réactivité et organisation dans le travail quotidien
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireIl propose une offre de prévention, diagnostic, soin, réadaptation et réinsertion sociale. Il est composé de 2 pôles d'activité composés de structures ambulatoires, d'équipes mobiles et d'unités d'hospitalisation à temps complet. Il dispose de nombreux services spécialisés (addictologie, troubles de l'humeur complexes, schizophrénies résistantes, troubles du spectre de l'autisme, prévention du suicide.).
Des centres ressources et de formation sont également mis en place : autisme, pour intervenants auprès d'auteurs de violences sexuelles, prévention et gestion de la crise suicidaire, soins infirmiers.
Le Centre Hospitalier du Rouvray dispose également d'un département recherche.
Missions
Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, le Centre Hospitalier du Rouvray recherche un assistant de direction au sein de la direction générale, à compter du 5 mai 2025.
L'assistant à en charge la gestion des agendas, l'organisation des réunions et la coordination des communications internes et externes.
Les missions incluent la préparation et la mise en forme de documents.
En outre, l'assistant de direction joue un rôle clé dans la gestion des priorités et des urgences, tout en garantissant la confidentialité des informations sensibles.
Ce poste nécessite une grande capacité d'adaptation et un esprit d'équipe pour contribuer au bon fonctionnement de notre établissement.
- Assister le Directeur afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
- Accueil des interlocuteurs du Directeur
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques en les priorisant
- Réceptionner et traiter des messages électroniques
- Organiser le planning du Directeur et prise de rendez-vous en collaboration avec les autres secrétariats
- Travailler en collaboration avec les directeurs fonctionnels de l'établissement
- Organisation des instances en lien avec les interlocuteurs concernés
- Traiter les courriers, dossiers, documents dans son domaine (rédaction, enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivages)
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents: courriers, notes, rapports qui peuvent être à caractère confidentiel
- Elaboration des plannings de garde et diffusion des rapports de garde
- Coordination administrative et logistique (gestion des agendas, organisation
de réunions, repas, visites, conférences, événements, déplacements...)
- Enregistrements des congés des directeurs fonctionnels et/ou personnels rattachés à la Direction Générale sur le logiciel de gestion du temps de travail
Savoir-faire
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Savoir prendre des notes rapidement, rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Savoir-être
- Sens du travail en équipe
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité professionnelle
- Rigueur, méthode, autonomie, réactivité et organisation dans le travail quotidien
