Assistant / Assistante de direction

RESPONSABILITÉS :

Accueil physique et téléphonique  :
ð  Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous) ;
ð  Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents.
Gestion administrative :
ð  Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines et de l'AAH ;
ð  Organisation des réunions (convocations, réservation et préparation des salles) ;
ð  Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ;
ð  Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ;
ð  Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ;
ð  Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ;
ð  Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents (ouverture, enregistrement) ;
ð  Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;
ð  Gestion et diffusions des notes de service relevant de la DRH ;
ð  Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ;
ð  Reproduction de documents ;
ð  Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau ;
ð  Gestion quotidienne des parapheurs et priorisation des documents à présenter à la signature ;
ð  Aide à la gestion des dossiers contentieux (télérecours, échange avec les avocats.) ;
Crèche  :
ð  Gestion administrative courante de la crèche en collaboration avec la Directrice de la structure (suivi des contrats des familles, des demandes de place en crèche, des inscriptions, tenue des dossiers papiers des familles et archivage).
ð  Facturation mensuelle à l'aide du logiciel « DOMINO_WEB ».
ð  Suivi mensuel des tableaux en lien avec la facturation crèche.
ð  Déclaration trimestrielle CAF
ð  Refacturation trimestrielle TULLE AGGLO
ð  Élaboration annuelle des attestations d'impôts
ð  Contrôles CAF
Instances  :
ð  Comité Social d'Etablissement (CSE) et Formation Spécialisée en Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) : mise en forme de l'ordre du jour, réservation de la salle, préparation et envoi des documents afférents, participation aux séances, prise de notes, rédaction et envoi des procès-verbaux, réception des questions sollicitées par les partenaires sociaux et centralisation des réponses préparatoires aux instances.

PROFIL RECHERCHÉ :

Profil de formation recherché :  niveau 5 (BTS Assistant de Direction) ou expérience significative et confirmée sur des fonctions similaires.
Connaissances et savoir-faire ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
- Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes (en présentiel/par téléphone ou mail)
- Organisation, priorisation et planification des tâches confiées ; suivi rigoureux des dossiers en cours et des échéances
- Définition d'un plan de classement des dossiers en cours et à archiver
- Aisance rédactionnelle
- Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique
- Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière
- Techniques de prises de note
Savoir-être :
- Disponibilité
- Rigueur, méthode
- Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité
- Capacité à anticiper et à prendre des initiatives
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Sens des relations humaines
- Capacité à travailler en équipe