Assistant / Assistante de direction

Au sein d'un ESAT vous aurez en charge la gestion des tâches de secrétariat et vous assurerez le suivi de la gestion commerciale, de la facturation, ainsi que la gestion des variables de paie en lien avec les services comptabilité et paie de l'association.
Vos missions seront :
- Assurer le tri, la présélection, le suivi et la ventilation du courrier, ainsi que les archivages divers.
- Recevoir tous les appels téléphoniques, se charger de leur répartition.
- Être responsable de la frappe de tous les courriers officiels rédigés dans le cadre professionnel et de leur expédition (rapports de fonctionnement, notes, courriers divers, comptes rendus de réunion .).
- Assurer la gestion de l'agenda et des modalités pratiques courantes de l'ESAT. (Réservation hôtel, train, organisation de réunion...).
- Comparer les bons de livraison, les devis avec les factures fournisseurs avant la saisie informatique et informer la direction de toute anomalie.
- Procéder à l'édition des factures et des relances clients.
- Établir et communiquer mensuellement au directeur le CA des diverses activités de l'ESAT.
- Régler les fournisseurs aux échéances prévues.
- Préparer et suivre les variables de paie conformément aux délais communiqués par le service paie en vue de l'établissement des fiches de paie éditées par le siège.
- Suivre et enregistrer les congés du personnel.
- Vérifier, éditer et transmettre les bordereaux mensuels d'ASP après contrôle et signature du directeur.
- Gérer et suivre les arrêts de travail, auprès de la CPAM et de la prévoyance, si besoin, avec l'appui du service paie du siège.
- Rédiger les attestations fiscales et déclarations d'équivalence annuelles, puis les transmettre aux clients après signature du directeur.
- Gérer et commander en concertation avec le personnel d'encadrement les consommables nécessaires au bon fonctionnement de l'ESAT, après visu de la Direction.
- Gérer la commande des repas du personnel auprès des divers fournisseurs.
- Gérer les visites médicales et le suivi du portail ASTIL (mouvements de personnels).
- Participer à la réunion institutionnelle hebdomadaire.
- Informer la Direction de tout problème survenu dans l'exercice de sa mission, en rapport avec le fonctionnement de l'ESAT de façon générale.

Vous travaillez du lundi au jeudi de 8h à 16h40 et le vendredi de 8h à 12h15.
Poste à pourvoir de suite.