Assistant / Assistante de direction

Vos principales missions et responsabilités concernent l'appui auprès des Directeur, Responsable et Chargés d'opération dans la gestion opérationnelle, administrative et financière de l'activité de la Direction du Développement Patrimonial de Sète Thau Habitat et plus particulièrement :

Gestion opérationnelle :
- Gestion du secrétariat de l'ensemble de la Direction (Accueil, appels téléphoniques, mails, courriers entrants et sortants, notes locataires, mailing locataires et entreprises, agendas, plannings, réunions, réservations de salles, diffusion d'informations en interne/externe, suivi du classement, mise à jour documentaire...) ;
- Gestion administrative des dossiers d'appels d'offres (DCE, jury, CAO, ...) ;
- Formalisation des notes, dossiers et présentations pour les instances de pilotage et d'arbitrage (comités d'investissement, jurys, revues de projet.) ;
- Gestion des échanges avec les différentes parties prenantes, internes à Sète Thau Habitat et externes (organisation de réunions, .) ;
- Actualisation des outils de suivi de l'activité (tenue des plannings, mise à jour des indicateurs.) ;
- Gestion de la documentation physique et dématérialisée (classement et archivage des documents.)
- Suivi de la Garantie de Parfait achèvement et contribution à la gestion des réclamations clients (locataires) sur l'activité de la Direction pour les réclamations de premier rang (demandes d'intervention aux entreprises, relances..) ;
- Suivi des sinistres Dommage-Ouvrage avec contribution à l'élaboration et à la constitution de dossiers et de déclarations

Gestion administrative :
- Contribution à la préparation et au suivi des consultations, des marchés et des avenants ;
- Contribution à la préparation et au suivi des délibérations à présenter en CA et en Bureaux du CA ;
- Préparation et suivi des demandes et déclarations administratives (PC, PD, DP, CU, affichage, constats, déclaration d'ouverture de chantier, déclaration d'achèvement des travaux .) ;
- Préparation des OS, des pièces des DGD, des PV, ...
- Instruction et analyse des dossiers de déclaration de sous-traitance des différents partenaires ;
- Contribution à la préparation des dossiers de financements, de prêts, suivi de l'obtention des subventions, préparation de la clôture financière des opérations ;
- Contribution à la préparation des livraisons de programmes (DPE, clefs, diagnostics, .)
- Assistance aux OPR et aux livraisons des opérations ;
- Établissement de tout formulaire nécessaire au service des impôts (H2, ..) ;
- Elaboration des nouvelles conventions APL ;
- Création des nouvelles résidences sur le progiciel informatique ;
- Contribution à la mise à jour du site internet concernant la Direction

Gestion financière :
- Préparations des bons de commande sur Ie progiciel informatique de Sète Thau Habitat et contribution au traitement de la facturation ;
- Contribution au suivi budgétaire des opérations ;

Animation du service :
- Organisation et participation aux réunions de service, rédaction des comptes-rendus ;
- Mise à jour des tableaux de suivi de l'activité du service ;
- Rôle d'interface entre les collaborateurs du service en matière d'information et d'intendance.