informations générales
Carhaix-Plouguer
Poher Communauté recherche un(e) assistant(e) à la direction générale des Services
(Poste mutualisé 50% Ville de Carhaix/50% Poher Communauté)
Voici les missions :
I - Secrétariat du DGS
- Réception des appels téléphoniques du DGS (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur, assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur).
- Vous gérez l'agenda et les prises de rendez-vous en fonction des priorités du DGS.
- Rédaction, classement et archivage des dossiers du DGS (courriers, notes, mails, comptes rendus, rapports).
- Mise en forme de divers documents de travail.
- Tenue de réunions : Préparation et suivi des réunions de services organisées par le DGS (invitations, convocations, organisation, rédaction de compte rendus, prise de notes lors des réunions).
II- Secrétariat des assemblées
- Participer à la préparation (convocations, préparation de la salle, envoi des dossiers aux Elus, dans les services et à la presse) et suivi des conseils et bureaux communautaires.
- Mettre en forme les délibérations du conseil communautaire, les décisions et comptes rendus de bureau communautaire.
- Suivi de la dématérialisation des actes transmis au contrôle de légalité.
- Rédiger comptes rendus, procès-verbaux.
- Procéder aux affichages réglementaires.
- Tenir à jour le recueil des délibérations et des actes administratifs.
- Tenir à jour les classeurs répertoriant les données administratives des différents organismes ou instances auxquelles les collectivités (communauté et commune) adhèrent ou sont représentées.
III - Gestion des dossiers, notes, courriers, mails
- Diffusion et organisation la circulation de l'information auprès des élus et dans les services.
- Gestion du courrier : récupération du courrier à La Poste, gestion du courrier arrivé (réception, enregistrement, diffusion) et départ du courrier (dépôt à La Poste), suivi des réponses aux courriers signalés.
- Centralisation et premier contrôle des courriers et divers documents avant signature des élus.
- Préparation des convocations des commissions
- Classement des documents relatifs aux commissions dans lesquelles siègent les élus.
V - Référent RGPD
Profil recherché
- Connaissance de l'environnement institutionnel et local
- Connaissance de l'activité et de l'organisation des structures partenaires de la MASP, de leur fonctionnement (horaires d'ouverture, permanences.)
- capacité d'accueil et d'écoute
- Bonne maitrise des outils informatiques et numériques.
- Maîtrise de l'écrit et de l'oral
- Techniques et outils de communication
- Techniques de gestion admiratives et de secrétariat
Le poste est à pourvoir dès que possible.
Temps complet du lundi au vendredi, horaires de journée.
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Voici les missions :
I - Secrétariat du DGS
- Réception des appels téléphoniques du DGS (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur, assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur).
- Vous gérez l'agenda et les prises de rendez-vous en fonction des priorités du DGS.
- Rédaction, classement et archivage des dossiers du DGS (courriers, notes, mails, comptes rendus, rapports).
- Mise en forme de divers documents de travail.
- Tenue de réunions : Préparation et suivi des réunions de services organisées par le DGS (invitations, convocations, organisation, rédaction de compte rendus, prise de notes lors des réunions).
II- Secrétariat des assemblées
- Participer à la préparation (convocations, préparation de la salle, envoi des dossiers aux Elus, dans les services et à la presse) et suivi des conseils et bureaux communautaires.
- Mettre en forme les délibérations du conseil communautaire, les décisions et comptes rendus de bureau communautaire.
- Suivi de la dématérialisation des actes transmis au contrôle de légalité.
- Rédiger comptes rendus, procès-verbaux.
- Procéder aux affichages réglementaires.
- Tenir à jour le recueil des délibérations et des actes administratifs.
- Tenir à jour les classeurs répertoriant les données administratives des différents organismes ou instances auxquelles les collectivités (communauté et commune) adhèrent ou sont représentées.
III - Gestion des dossiers, notes, courriers, mails
- Diffusion et organisation la circulation de l'information auprès des élus et dans les services.
- Gestion du courrier : récupération du courrier à La Poste, gestion du courrier arrivé (réception, enregistrement, diffusion) et départ du courrier (dépôt à La Poste), suivi des réponses aux courriers signalés.
- Centralisation et premier contrôle des courriers et divers documents avant signature des élus.
- Préparation des convocations des commissions
- Classement des documents relatifs aux commissions dans lesquelles siègent les élus.
V - Référent RGPD
Profil recherché
- Connaissance de l'environnement institutionnel et local
- Connaissance de l'activité et de l'organisation des structures partenaires de la MASP, de leur fonctionnement (horaires d'ouverture, permanences.)
- capacité d'accueil et d'écoute
- Bonne maitrise des outils informatiques et numériques.
- Maîtrise de l'écrit et de l'oral
- Techniques et outils de communication
- Techniques de gestion admiratives et de secrétariat
Le poste est à pourvoir dès que possible.
Temps complet du lundi au vendredi, horaires de journée.
