informations générales
Pontigny
Dans le cadre du développement de son projet, Abbaye Pontigny cherche un(e )assistant(e) administratif, comptabilité et ressources humaines (h/f) pour accompagner la direction générale.
Vos missions seront les suivantes :
Gestion administrative :
- Traitement du courrier entrant et sortant, suivi et distribution en interne. - Organisation et archivage des documents administratifs. - Suivi des dossiers de subventions : collecter et envoyer les factures, les attestations comptables et pièces administratives, réaliser les demandes de versement.
- Gestion des questions administratives diverses : refonte de l'emprise foncière, déclarations administratives, affichage.
- Gestion des fournitures de bureau (stock et commandes)
Préparation de la comptabilité
- Supervision des caisses :
-Comptages de caisse hebdomadaires, commande de monnaie et supervision de la monnaie
-Comptage des recettes et vérification de la cohérence des transactions financières avec l'outil de gestion
-Gestion des remises en banque (monnaie, chèques) et gestion des chèques vacances
-Organisation administrative des inventaires.
- Suivi des fournisseurs et règlements :
-Suivi des devis et des acomptes versés et comptabilisation
-Organisation et suivi des factures, puis affectation (pour compta analytique)
-Mise en règlement et paiements (acomptes, soldes, factures)
-Suivi de trésorerie (rapprochement factures - décaissements)
-Envoi des factures et pièces comptable au cabinet comptable
Administration des ressources humaines :
- Participer au processus de recrutement (publication d'annonces, tri des CV, prise de rendez-vous).
- Gestion administrative des dossiers d'embauche (contrats, visites médicales, déclarations mutuelle, tenue du registre du personnel, commande d'outils de travail)
- Gestion administrative du temps de travail (édition du planning et remise aux salariés, saisie et contrôle des heures travaillées, édition des feuilles d'heures pour validation par le responsable d'exploitation et le salarié et archivage, congés, absences et déclarations) en partenariat avec le cabinet comptable.
- Suivi des formations et des évaluations des employés ; demandes de financements relatives à la formation et suivi des dossiers
- Mise en oeuvre des politiques et procédures RH et suivi de l'affichage légal
Vous pourrez également être amené ponctuellement à tenir la caisse ou réaliser d'autres missions en fonction des besoins imprévus ou d'événements particuliers.
Afin de réaliser parfaitement vos missions, les compétences requises sont les suivantes :
- Connaissance des procédures administratives et de la législation du travail.
- Maîtrise des outils informatiques et notamment d'Excel
- D'excellentes compétences relationnelles et un sens de la communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Sens du service et capacité à travailler en équipe
- Une première expérience dans un poste similaire sera un plus
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos missions seront les suivantes :
Gestion administrative :
- Traitement du courrier entrant et sortant, suivi et distribution en interne. - Organisation et archivage des documents administratifs. - Suivi des dossiers de subventions : collecter et envoyer les factures, les attestations comptables et pièces administratives, réaliser les demandes de versement.
- Gestion des questions administratives diverses : refonte de l'emprise foncière, déclarations administratives, affichage.
- Gestion des fournitures de bureau (stock et commandes)
Préparation de la comptabilité
- Supervision des caisses :
-Comptages de caisse hebdomadaires, commande de monnaie et supervision de la monnaie
-Comptage des recettes et vérification de la cohérence des transactions financières avec l'outil de gestion
-Gestion des remises en banque (monnaie, chèques) et gestion des chèques vacances
-Organisation administrative des inventaires.
- Suivi des fournisseurs et règlements :
-Suivi des devis et des acomptes versés et comptabilisation
-Organisation et suivi des factures, puis affectation (pour compta analytique)
-Mise en règlement et paiements (acomptes, soldes, factures)
-Suivi de trésorerie (rapprochement factures - décaissements)
-Envoi des factures et pièces comptable au cabinet comptable
Administration des ressources humaines :
- Participer au processus de recrutement (publication d'annonces, tri des CV, prise de rendez-vous).
- Gestion administrative des dossiers d'embauche (contrats, visites médicales, déclarations mutuelle, tenue du registre du personnel, commande d'outils de travail)
- Gestion administrative du temps de travail (édition du planning et remise aux salariés, saisie et contrôle des heures travaillées, édition des feuilles d'heures pour validation par le responsable d'exploitation et le salarié et archivage, congés, absences et déclarations) en partenariat avec le cabinet comptable.
- Suivi des formations et des évaluations des employés ; demandes de financements relatives à la formation et suivi des dossiers
- Mise en oeuvre des politiques et procédures RH et suivi de l'affichage légal
Vous pourrez également être amené ponctuellement à tenir la caisse ou réaliser d'autres missions en fonction des besoins imprévus ou d'événements particuliers.
Afin de réaliser parfaitement vos missions, les compétences requises sont les suivantes :
- Connaissance des procédures administratives et de la législation du travail.
- Maîtrise des outils informatiques et notamment d'Excel
- D'excellentes compétences relationnelles et un sens de la communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Sens du service et capacité à travailler en équipe
- Une première expérience dans un poste similaire sera un plus
