Assistant / Assistante de direction

Missions principales

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, vos missions seront les suivantes:

Direction générale : assurer l'assistanat du Directeur Général et des Présidents

CODIR : assurer l'assistanat du comité



Missions

Les missions générales attendues sont les suivantes :

* Gérer l'agenda du Directeur Général et des présidents de manière proactive et en fonction de leurs besoins ou de leurs requêtes.
* Organiser les réunions et la logistiques associée, les déplacements, les visites et les agendas des réunions
* Préparer de manière proactive l'ensemble des dossiers et des réunions prévues à l'agenda de la Direction générale : avant les réunions, en compilant l'ensemble des données nécessaires au bon déroulé des réunions et en assurant le suivi de ces dernières.
* Anticiper les événements et les réunions, en préparant les briefs sur les sujets qui le méritent, en collectant des informations à propos d'actions antérieures.
* Enregistrer toutes les actions identifiées au fil de l'activité du Directeur Général, les suivre, relancer les personnes concernées, alerter au besoin si les sujets prennent du retard ou se compliquent
* Coordonner avec les différents acteurs du comité de Direction et la présidence certains dossiers : préparation des réunions du Conseil d'administration, management meeting, réunion partenaires et membres.
* Assurer les comptes rendus et le suivi des actions, à la demande de la Direction Générale et notamment sur les réunions auxquelles il ou elle assiste
* Assurer le lien avec les différents services de l'entreprise : communication, moyens généraux, achats, juridiques, etc.
* Représenter les valeurs de l'IRT Saint Exupéry au travers des interactions avec les différents acteurs de l'entreprise et à l'extérieur.




Compétences humaines:

* Rapidité, capacité à aller à l'essentiel
* Proactivité
* Sens de la confidentialité
* Motivation et capacité à anticiper
* Savoir représenter la fonction
* Qualité d'écoute et de disponibilité