Assistant / Assistante de direction

Au sein de la Direction des Achats et de la Direction des Affaires Financières, votre rôle sera de fournir un soutien administratif à l'ensemble des membres des deux Directions. (avec une affectation partagée de 50 % entre ces deux Directions)

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Secrétariat administratif :

* Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que l'accueil des nouveaux arrivants ;
* Assurer la gestion des relations extérieures pour les directeurs ;
* Rédiger et mettre à jour divers documents administratifs et informatifs (organigrammes, etc.) ;
* Mettre en forme et préparer des documents de présentations pour les comités et autres instances (Amphis Gestionnaires, Comités achats, Comités finances...) ;
* Organiser les réunions importantes et complexes et veiller aux aspects logistiques (Comité finances, Comité financier, séminaires des gestionnaires et séminaires de direction au niveau École) ;
* Organiser les réunions régulières de la direction ;
* Gérer l'envoi et la réception du courrier interne et externe de l'École ;
* Mettre à jour les modèles de documents du service sur le site Intranet de l'École et contribuer à l'alimentation et à la mise à jour de la page DA et DAF ;
* Assurer la collecte des données pour les tableaux de bord du SG ;
* Assurer le soutien logistique des deux directions (photocopieurs, organisation des webinaires.) ;
* Créer et diffuser les flash actus auprès des services de l'École.

Missions spécifiques au sein des achats :

* Apporter un soutien aux acheteurs du service et les assister à la gestion opérationnelle des dossiers ;
* Procéder en lien avec les acheteurs au téléchargement des offres sur la Plate-forme des achats de l'État (PLACE) ;
* Effectuer en lien avec les acheteurs la vérification des pièces de candidatures et des offres reçues ainsi que des actes de sous-traitance ;
* Rédiger les courriers de notification et les lettres de rejet des offres ;
* Gérer l'archivage des pièces administratives des marchés publics.

Dans le cadre de vos missions pour l'École polytechnique, vous pourrez être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle.

Merci de bien vouloir associer, à votre candidature, une lettre de motivation en plus du CV.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

* 25 jours de congés + 18 RTT
* Télétravail en fonction du poste
* Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%
* Des services (restaurant d'entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
* Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place
* Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d'un BTS secrétariat/assistant administratif ou équivalent.

Vous justifiez d'une première expérience réussie dans des postes similaires.

Vous avez un bon relationnel, êtes autonome, réactif, force de proposition et rigoureux.

Vous êtes organisé, appréciez le travail en équipe, avez un esprit de service et de bonnes capacités rédactionnelles.