Assistant / Assistante de direction

L'assistant(e) de direction assure la continuité du service sous la responsabilité du Directeur de la structure. Il(Elle) intervient dans les délais impartis, respecte les consignes, les procédures et le règlement de fonctionnement de l'association en vigueur tout en veillant à la bonne gestion et au suivi régulier des dossiers administratifs et institutionnels.
L'assistant(e) de direction du Gérontopôle Sud occupe ainsi une position stratégique au sein de l'association car il(elle) est l'interlocuteur(ice) privilégié(e) des acteurs externes et qu'il(elle) constitue par ailleurs l'interface entre le Directeur et l'ensemble des partenaires.
Conditions de travail :
La permanence du secrétariat de Gérontopôle est assurée de 9H00 à 16H30.
Les horaires des agents sont fixés en fonction d'un planning assurant un roulement hebdomadaire de leur temps de travail.

Mission 1 : Tâches administratives courantes
L'assistant(e) de Direction a la charge de l'ensemble des tâches administratives courantes, qu'il(elle) assure quotidiennement en fonction des besoins.
Les principales tâches concernent entre autres :
- L'accueil physique et téléphonique
- La gestion des relations internes et externes
- Le tri et le suivi du courrier
- Les travaux de dactylographie
- Les travaux de bureautique (reprographie.)
- La gestion de l'agenda du Directeur
- L'organisation des réunions de travail
- L'élaboration et la diffusion de notes d'informations internes, de comptes rendus ou de
rapports

Mission 2 : Tâches administratives spécifiques
- Gestion des contacts du gérontopôle sud ) mise à jour des listes de diffusion
- Suivi des adhérents :
o Enregistrement des adhésions
o Appel à cotisation et suivi des paiements
- Suivi des instances ) Organisation Assemblée Générale et Conseil d'Administration :
o Réalisation du planning prévisionnel
o Convocations aux membres
o Suivi des présences
o Organisation des séances : réservation salle, préparation documentation
o Rédaction PV et envoi aux membres
- Remise en forme et publication des articles rédigés par les chargés de mission
- Achats et suivi de la facturation en collaboration du cabinet comptable
- Certains paiements dans la limite de la délégation
- Réservation évènements

Les missions de l'assistant(e) de Direction nécessitent de la polyvalence, de la réactivité et de l'adaptabilité. L'assistant(e) de Direction fait ainsi preuve de qualités relationnelles confirmées par l'adoption de postures adéquates en fonction de l'interlocuteur. La neutralité est également souhaitée autant que la discrétion professionnelle qui constitue un impératif absolu pour cette fonction.
Par ailleurs, l'agent devra faire preuve de compétences et de savoirs techniques particuliers :
- Connaissance de l'institution, de son fonctionnement et du règlement intérieur de
l'association
- Maîtrise des outils et logiciels de bureautique ainsi que le système d'information
- Méthodologie de classement et d'archivage des dossiers
- Charte dactylographique
L'agent devra également faire preuve de qualités professionnelles et relationnelles, notamment :
- Expression écrite et orale
- Capacité d'adaptation
- Aptitude à la communication
- Savoir travailler en équipe

1. SAVOIRS THEORIQUES:
Connaissance de l'institution et de son fonctionnement
Connaissance des logiciels de bureautique (Word et Excel) et des supports internet et réseaux sociaux
Méthodologie de classement des dossiers et de la documentation

2. SAVOIR - FAIRE TECHNIQUES
Maîtrise des logiciels informatiques
Prise d'initiatives
Qualités rédactionnelles
Capacités d'adaptation

3. SAVOIR - FAIRE RELATIONNELS :
Travailler en équipe
Écouter
Communiquer
Proposer