Assistant / Assistante de direction

Accueil physique et téléphonique :
- Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous) ;
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents.

Gestion administrative :
- Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines en lien avec les secrétariats des autres sites de la direction commune ;
- Organisation des réunions ;
- Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ;
- Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ;
- Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ;
- Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ;
- Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents ;
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;
- Gestion et diffusions des notes d'information relevant de la DRH ;
- Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ;
- Reproduction de documents ;
- Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.

Instances :
- Comité Social d'Etablissement (CSE) et Formation Spécialisée en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) : mise en forme de l'ordre du jour, réservation de la salle, préparation et envoi des documents afférents, participation aux séances, prise de notes, rédaction et envoi des procès-verbaux, réception des questions sollicitées par les partenaires sociaux

Grèves :
- Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d'information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum

CGOS :
- Relais entre le personnel de l'établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS
- Suivi des situations administratives des agents bénéficiant des compléments de salaire sur des situations d'absentéisme : constitution des dossiers
- Diffusion des actions proposées par le CGOS
- Mise à disposition des formulaires et supports d'information fournis par le CGOS

Télétravail :
- Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé

ACTIVITES PONCTUELLES
Remplacements mutuels en l'absence de la gestionnaire formation qui assure notamment les missions suivantes :

Ordres de mission et frais de déplacement :
- Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées

Stages :
- Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail
- Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services et/ou la Direction des Soins pour l'organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage

Savoir-faire ;
- Maîtrise des outils bureautiques
- Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes
- Organisation, priorisation et planification des tâches confiées ; suivi rigoureux des dossiers en cours et des échéances
- Définition d'un plan de classement des dossiers en cours et à archiver
- Aisance rédactionnelle
- Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique
- Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière
- Techniques de prises de note

Savoir-être :
- Disponibilité
- Rigueur, méthode
- Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité
- Capacité à anticiper et à prendre des initiatives
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Sens des relations humaines
- Capacité à travailler en équipe