Assistant / Assistante de direction

Sous l'autorité de la Direction et de la responsable administrative et financière, l'assistant(e) de Direction participe à la gestion administrative du CDEF en assurant le secrétariat de Direction et le suivi de dossiers transversaux. Il gère également le traitement et la circulation de l'information interne et
externe.

1. Mise en œuvre et suivi des tâches administratives liées au Secrétariat de la Direction
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion et traitement de l'information
- Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l'agenda de la Direction
- Suivi et transmission des informations relatives aux astreintes et planning
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés
- Participation à l'élaboration du projet d'établissement
- Prises de notes et rédaction de comptes-rendus
- Préparation et suivi de dossiers
- Gestion des calendriers des permanences de direction et des permanences cadres
- Gestion et suivi des déclarations de sinistre
- Gestion et suivi des constats amiables

2. Courriers
- Ouverture, tri, enregistrement et ventilation du courrier arrivant dans l'établissement
- Saisie des courriers émanant de la Direction
- Mise à jour des documents dématérialisés

3. Instances :
- Rédaction de notes et d'avis pour les différentes instances (Commission de surveillance, CSE)
- Préparation, organisation, suivi des séances et rédaction des procès verbaux et délibérations
- Préparation des documents de présentation