Assistant / Assistante de direction

Activités principales :
- Participation à l'organisation de la vie professionnelle du directeur :
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
o Organiser les déplacements et réunions du cadre (réservation de salle, de la voiture, etc) ;
o Établir une relation de confiance avec le cadre ;
o Accompagner le directeur dans son organisation du quotidien.

- Réalisation de missions de secrétariat :
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
o Rédaction de courriers ;
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
o Assurer l'accueil téléphonique du pôle et orienter l'usager vers le bon interlocuteur ;
o Gérer les boites mails génériques du pôle ;
o Assurer le suivi du courrier entrant et sortant du pôle ;
o Organiser et planifier des réunions en lien avec le directeur de pôle, les élus et les agents.

- Suivi des projets et activités du pôle :
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
o Demander des devis et suivre les achats en relation avec les prestataires et les agents du pôle ;
o Traiter les engagements comptables du pôle du devis à la validation de la facture, en lien avec le service finances de la collectivité ;
o Participer à la gestion quotidienne du pôle comme le suivi des congés payés, des heures supplémentaires, du tableau de suivi des titres restaurants, des besoins en logistique, etc, en lien avec les services RH, commande publique et logistiques de la collectivité ;
o Participer au traitement administratif des conventions et des contrats avec notamment la rédaction de « décisions » ;
o Participer à la rédaction des dossiers de demande de subvention (volet administratif) et au suivi financier des subventions ;
o Suivre des dossiers en propre et en rendre compte au directeur du pôle ;
o Assurer la gestion de la régie du pont bascule intercommunal en assumant la fonction de régisseur ;
o Accompagner les agents du pôle dans leurs missions en cas de besoin ;
o Assister le directeur dans la gestion administrative et financière des zones d'activités ;
o Assister le directeur dans la gestion et le suivi de la taxe de séjour ;
o Être un soutien lors des pics d'activités auprès des sites isolés comme la base de loisirs de la Germanette, la via ferrata du Caire ou la navette de la Méouge.

- Actions complémentaires :
o Assurer l'accueil général du bâtiment siège de Sisteron en absence du chargé d'accueil ;
o Gérer le courrier du bâtiment siège de Sisteron en absence du chargé d'accueil ;
o Intervenir auprès d'autres services du bâtiment siège en cas de besoins urgents.

- Formation et qualification :
o Niveau requis : Bac
- Compétences :
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail ;
o Fonctionnement des institutions, des collectivités territoriales et de la fonction publique en général ;
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
o Techniques de secrétariat ;
o Gestion des outils internet et bureautique ;
o Gestion des imprévus et des pics d'activités ;
o Sens du relationnel ;
o Faire preuve d'efficacité, d'autonomie et de réactivité ;
o Discrétion professionnelle et respect du devoir de réserve.

Avantages : Tickets restaurants, CNAS, Régime indemnitaire
CV et lettre de motivation à adresser à M.Daniel SPAGNOU, Président de la CCSB, par mail: ressources.humaines@sisteronais-buech.fr