Assistant / Assistante de direction

CENTRE HOSPITALIER SAINT LOUIS 5 RUE DES VERGERS 25290 ORNANS
Établissement public de santé et médico-social de 170 lits et places

FONCTION : ASSISTANTE DE DIRECTION
CORPS / GRADE : Adjoint Administratif / catégorie C
MÉTIER DE REFERENCE : SECRÉTARIAT DE DIRECTION
SERVICE DE RATTACHEMENT : DIRECTION
POSITION DANS LA STRUCTURE : Liaisons hiérarchiques : Directeur(trice)
Liaisons fonctionnelles : Poste transversal en lien avec les services administratifs, les cadres des services de soins et les usagers

HORAIRES ET TEMPS DE TRAVAIL : 35H / SEMAINE
MOYENS MIS A DISPOSITION : Bureau, ordinateur fixe, imprimante, logiciels bureautiques, téléphone, fax, scanner, logiciel EXPRESS SCRIBE pour transcription de réunion
MISSION GENERALE : Activités essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative caractérisées par des activités de soutien qui contribuent à l'efficacité du Directeur d'établissement
Rôle d'interface, voire de médiation dans les relations internes et externes
Soutien à l'information
Organisation de l'action
Travail en collaboration et sous la responsabilité du directeur.
Réalisation de missions déléguées

MISSIONS PRINCIPALES
Rédaction et formalisation des documents administratifs relatifs à la gestion de l'établissement
Coordination des interlocuteurs internes et externes pour la réalisation et la diffusion de planning divers (exemple astreintes)
Gestion de l'agenda du directeur
Diffusion d'information à des interlocuteurs internes et externes
Organisations de réunions, d'instances, d'élections et d'évènements divers.
Missions d'assistante et de secrétariat QUALITE

ACTIVITÉS
Accueil des personnes (patients, usagers, familles,...)
Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Prise de rendez-vous/gestion des agendas
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion,
archivage)

SAVOIR-FAIRE
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe/en réseau
Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)

CONNAISSANCES REQUISES
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Secrétariat
Accueil téléphonique
Bureautique
Classement et archivage
Communication/relations interpersonnelles
Droit hospitalier