Assistant / Assistante de direction

Cadre d'intervention :
L'Adapei des Pyrénées-Atlantiques est gestionnaire d'une quarantaine d'établissements et services et accompagne environ 1700 personnes en situation de handicap. Vous trouverez l'ensemble de ces établissements et services sur le site internet de l'Adapei des Pyrénées-Atlantiques : www.adapei64.fr
Porteuse des valeurs des associations parentales, l'Adapei des Pyrénées-Atlantiques inscrit son projet associatif dans une posture de valorisation réciproque des compétences :
- Créer une culture et une organisation basée sur le partage des connaissances,
- Décloisonner les établissements et les services pour s'enrichir mutuellement des expertises,
- Accompagner en valorisant les compétences de l'ensemble des acteurs,
- Apprendre au niveau de son environnement en coopérant avec d'autres partenaires,
- Investir dans la recherche, le développement et l'innovation.

Le Siège Social de l'association accueille les départements supports (Direction Générale, DRH, Comptabilité/Finance, Contrôle de Gestion, Administration Générale, Communication, Amélioration continue, et Informatique) afin d'assurer la gestion et le bon fonctionnement de nos établissements et services.

Missions :
Vous agissez dans le cadre des valeurs et du projet associatif. Vous êtes rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur Général et au Directeur Général Adjoint de l'Association.
Vous assurez les tâches administratives et organisationnelles de la Direction Générale, dans ce cadre, vous êtes chargé(e) de :
- Organiser le planning de la Direction Générale : gestion des rendez-vous, absences, déplacements, réservations ou inscriptions,
- Préparer et suivre tous types de dossiers liés à l'activité de la Direction Générale, et en garantir la mise à jour à jour,
- Rédiger des courriers et comptes rendus,
- Préparer et organiser des réunions,
- Assurer la traçabilité et la confidentialité des documents,
- Être ressource de la direction générale,

Vous travaillez en étroite collaboration avec l'ensemble des services du siège, des établissements et services de l'association et certains partenaires. Dans ce cadre, vous êtes chargé(e) de :
- Organiser votre travail en tenant compte du rythme de fonctionnement de la structure et des modalités de collaboration avec la Direction Générale, la Présidence, les services du siège, les administrateurs et les directeurs d'établissements.,
- Organiser diverses rencontres,
- Suivre les projets,
- Garantir la transmission d'informations aux services et/ou personnes concernées,
- Participer à certains groupes de travail transversaux,
- Mettre en place des outils, des process.

Profil recherché et Compétences requises :
- Titulaire d'un Diplôme BTS, DUT, ou équivalent,
- Une expérience professionnelle en matière de secrétariat administratif est impérative,
- Utilisation de l'Outil informatique et en particulier le Pack Office : Outlook, Excel, Word, Power Point,
- Bonne qualité rédactionnelle (rédaction de comptes rendus, courriers.),
- Être organisé(e), impliqué(e), et rigoureux(se) dans l'exercice de son activité,
- Être réactif(ve) et disponible,
- Faire preuve d'un bon sens relationnel, d'écoute, de discrétion,
- Faire preuve de respect et bienveillance envers tous les interlocuteurs,
- Avoir le sens de l'observation et de l'analyse,
- Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire,
- Avoir le sens des priorités et s'adapter aux demandes simultanées,
- Faire preuve d'autonomie et de prise d'initiative,
- Etre force de proposition
Une connaissance du secteur social et médico-social serait un plus.

Conditions :
- 1 Contrat à Durée indéterminée à temps plein (1 ETP),
- Convention Collective Nationale du 15 mars 1966,
- Classification du poste : Technicien supérieur, sous réserves des exigences conventionnelles,
- Rémunération selon les exigences conventionnelles,
- Type d'horaires: externat, groupe 1