Assistant / Assistante de direction

L'Assistant(e)de direction et comptabilité assure la bonne gestion administrative de la Fédération du BTP de Vaucluse. Il/elle est un point de contact essentiel pour l'accueil, l'organisation des événements et la diffusion des informations au sein de l'équipe, des élus et des partenaires.

1. Accueil et gestion des communications
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et adhérents.
- Gérer la réception et le traitement des mails et courriers entrants.

2. Suivi des mandats et réunions statutaires
- Organiser et suivre les réunions des instances statutaires.
- Coordonner les déplacements des élus et collaborateurs.
- Assurer la gestion logistique des réunions et événements internes.

3. Organisation événementielle
- Planifier et organiser les événements de l'organisation.
- Assurer la logistique : réservation de salles, coordination des prestataires.
- Coordonner les intervenants et assurer le bon déroulement des événements.
- Gérer les invitations, les relances, le suivi des inscriptions et l'accueil des participants.

4. Diffusion et communication des informations
- Rédiger et envoyer les circulaires d'informations et invitations aux réunions.
- Assurer la transmission des informations entre les différents acteurs.

5 Développement et fidélisation
- En collaboration avec le Secrétaire Général : participer à des actions de prospection (phoning, emailing) et fidélisation des adhérents.

6. Gestion des adhésions et radiations
- Mettre à jour le fichier des adhérents.
- Collecter les informations et documents liés aux adhésions en lien avec le service comptable.

7. Comptabilité
Fonction support de la responsable comptable.
- Gestion de la facturation,
- Comptabilité fournisseurs
- Suivi RH