Assistant / Assistante de direction

Rattaché(e) à la Direction des Equipements Sportifs, vous assurez :

- le secrétariat et la gestion administrative quotidienne/courante;
- l'accueil physique et téléphonique;
- le secrétariat relatif aux réunions de direction / service;

VOS PRINCIPALES MISSIONS

- Vous assurez quotidiennement :
- Le suivi des courriers (internes/externes) et des parapheurs (respect des circuits) (réception / acheminement) ;
- L'accueil, physique et téléphonique ;
- L'orientation et relais de l'information.
- Vous assurez la tenue de l'agenda du Directeur et de la Directrice Adjointe :
- Organisation et prise de rendez-vous,
- Organisation de déplacements,
- Préparation et suivi des dossiers en fonction de l'agenda .

- Vous assurez le secrétariat de direction et rédigez des écrits professionnels divers (courriers, notes, rapports, procédures, compte rendu, e -mails.)
- Vous assurez la transmission de l'information auprès de votre hiérarchie et les correspondances nécessaires (reporting).
- Vous assurez le suivi et mise à jour de bases de données / tableaux de bords.

- Vous préparez et assurez le suivi (planification, organisation, gestion logistique et participation) des réunions diverses concernant la Direction des Equipements Sportifs :
Rédaction d'ordre du jour, convocations, réservation de salle, préparation des dossiers, élaboration et transmission de documents de travail, prise de note, élaboration et diffusion de comptes rendus.

De manière générale dans le cadre de l'exercice de vos missions :
- Vous échangez avec l'ensemble des services de la Direction des Equipements Sportifs et travaillez en transversalité avec les services de la collectivité .
- Vous participez à différentes réunions et apportez votre concours administratif aux projets transversaux de la Direction des Equipements Sportifs.
- Vous intervenez en renfort pour toutes nécessités de service au sein de la Direction des Equipements Sportifs.