Assistant / Assistante de direction

Nous recherchons un assistant de direction H/F pour notre établissement scolaire situé à Villeurbanne.
Vous serez en charge de l'ensemble des activités de secrétariat et d'assistance pour le Chef d'Etablissement (Lycée et Collège).
Egalement faciliter la communication interne et externe, la coordination et le suivi administratif des dossiers (inscription, gestion des enseignants, etc.). Aussi contribuer à l'image et à la visibilité de l'établissement via la mise à jour des réseaux sociaux.

Pour ce faire, vos principales missions seront :
Responsabilités permanentes
- Gestions des courriers (réception, tri, envoi) et des 4 boites e-mails distinctes (académique, générale de l'établissement, personnelle du chef d'établissement, boite « école directe ».
- Réception et filtrage des appels destinés à la direction.
- Gestion de l'agenda du Chef d'Etablissement, communication ponctuelle auprès des enseignants (informations, planning, réunions...), appui à la préparation et à l'organisation de réunions et d'évènements.
- Rendre compte régulièrement au chef d'établissement de l'avancement des dossiers et projets en cours.
- Prise de rendez-vous avec les familles et suivi des demandes d'inscriptions. Relecture des dossiers et communication avec les familles (compléments, validations, réponses).
- Gestion administrative des enseignants : suivi des arrêts maladie, congés de formation, congés maternité, demandes de retraite, mutations.
- Utilisation du logiciel du rectorat ARENA pour la mise à jour des informations relatives aux enseignants et aux élèves.
- Communication digitale et réseaux sociaux : Publications sur Instagram et Facebook (1 à 2 parutions par semaine) pour valoriser les actualités de l'établissement.
- Création ou mise en forme de contenus visuels simples (photos, visuels informatifs.).

Responsabilités récurrentes :
- Recherche de professeurs suppléants : Identification des besoins, publication des offres, contacts avec les candidats. Gestion des contrats.
- Remplacement de l'agent d'accueil en son absence : réception des visiteurs renseignements, gestion du standard téléphonique.

Responsabilités ponctuelles :
- Gestion des bourses Lycée : Information et accompagnement des familles (formulaire, procédures, délais). Vérification de la validité des dossiers et suivi.
- Remontée d'informations sur le logiciel du rectorat (ARENA) : Saisie des services assurés par les enseignants, des heures supplémentaires, des missions, etc. Mise à jour régulière des données en respectant les échéances fixées par le rectorat.
- Création de supports de communication (ex. cartes de vœux, cadeaux d'étrennes, affiches, flyers).

Aptitudes personnelles :
- Discrétion et sens de la confidentialité : Traiter des informations sensibles en toute discrétion (dossiers des élèves, données personnelles, échanges avec le rectorat).
- Polyvalence et flexibilité.
- Disponibilité (possibilité d'adapter ses horaires aux contraintes de l'établissement : réunions tardives, évènements etc.).
- Réactivité et esprit d'initiative : Proposer des solutions pour simplifier ou améliorer l'organisation.
- Sens du service : Accueil, écoute et bienveillance envers les familles, les enseignants et les partenaires externes.
- Réactivité : être en mesure de répondre rapidement aux demandes ou aux sollicitations des familles, enseignants, rectorat.

Connaissances :
- Environnement scolaire : Fonctionnement d'un lycée et d'un collège, relations avec le rectorat.
- Outils administratifs : Maitrise du pack Office et des logiciels de gestion de base.
- ARENA, APLIM : lié à la gestion administrative des enseignants et des élèves.
- Réseaux sociaux : Capacité à créer et programmer des publications adaptées à l'établissement.

Poste à pourvoir au 17 février. Convention collective IDCC 3218. Modulation du temps de travail calée sur le calendrier scolaire, 36 jours de congés payés par an.

MERCI DE POSTULER AVEC UN CV ET UNE LETTRE DE MOTIVATION.