informations générales
Vous travaillerez au sein du service culture, patrimoine et tourisme.
Missions - activités
- Gestion de l'agenda du directeur
- Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la direction
- Traitement du courrier « arrivée » et des courriels sur l'adresse générique de la direction (enregistrement, diffusion pour suivi.)
- Référent des courriers signalés pour la direction : suivi dans logiciel métiers et lien avec les rédacteurs en charge de la réponse
- Traitement et diffusion des informations internes et externes.
- Organisation des rendez-vous et réunions du directeur (préparation des documents dont invitations, dossiers, supports de présentation, compte-rendu et
relevés de décision, réservation et organisation logistique des salles et du matériel)
- Rédaction de courriers standards, mise en forme de notes internes, compte rendus et rapports
- Élaboration et suivi de tableaux de bord
- Gestion des commandes en fournitures de bureau pour la direction
Secteur vie culturelle : programmation des expositions (hôtel Rochegude)
Sous l'autorité de la responsable du service vie culturelle :
- Préparation des commissions de sélection, enregistrement et suivi des demandes d'expositions
- Élaboration de la programmation annuelle
- Gestion des conditions administratives et juridiques d'accueil des exposants dans les espaces mis à disposition : établissement des conventions et règlement intérieur
- Organisation des visites et états de lieux avec les exposants, remise des clés.
- Explication des équipements de mise en valeur de œuvres (éclairage, accrochage), des dispositifs d'alarme, d'évacuation et d'entretien
- En lien avec les exposants et les services municipaux compétents, préparation et suivi des éléments de communication pour promouvoir les expositions (magazine municipal, kakemonos, fiches de prise de parole des élus)
- Aide à l'organisation des vernissages auprès des exposants
Secteur patrimoine-UNESCO-relations internationales
Sous l'autorité du responsable du service patrimoine :
- Organisation des comités de biens Cité épiscopale et Mappa Mundi et des autres événements organisés par la direction (colloques, conférences.) : gestion administrative et logistique
- Participation à l'organisation des journées européennes du patrimoine : accueil du public
- Contribution à l'organisation des conditions d'accueil des délégations
Projet Escale Lapérouse
En appui de la cheffe de projet :
- Contribution ponctuelle à l'organisation administrative et logistique de certaines réunions importantes dont les comités scientifiques et à l'accueil de personnalités : gestion des invitations, réservation des hébergements, organisation des déplacements et de la restauration pour les participants, réservation des salles et du matériel...
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- Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la direction
- Traitement du courrier « arrivée » et des courriels sur l'adresse générique de la direction (enregistrement, diffusion pour suivi.)
- Référent des courriers signalés pour la direction : suivi dans logiciel métiers et lien avec les rédacteurs en charge de la réponse
- Traitement et diffusion des informations internes et externes.
- Organisation des rendez-vous et réunions du directeur (préparation des documents dont invitations, dossiers, supports de présentation, compte-rendu et
relevés de décision, réservation et organisation logistique des salles et du matériel)
- Rédaction de courriers standards, mise en forme de notes internes, compte rendus et rapports
- Élaboration et suivi de tableaux de bord
- Gestion des commandes en fournitures de bureau pour la direction
Secteur vie culturelle : programmation des expositions (hôtel Rochegude)
Sous l'autorité de la responsable du service vie culturelle :
- Préparation des commissions de sélection, enregistrement et suivi des demandes d'expositions
- Élaboration de la programmation annuelle
- Gestion des conditions administratives et juridiques d'accueil des exposants dans les espaces mis à disposition : établissement des conventions et règlement intérieur
- Organisation des visites et états de lieux avec les exposants, remise des clés.
- Explication des équipements de mise en valeur de œuvres (éclairage, accrochage), des dispositifs d'alarme, d'évacuation et d'entretien
- En lien avec les exposants et les services municipaux compétents, préparation et suivi des éléments de communication pour promouvoir les expositions (magazine municipal, kakemonos, fiches de prise de parole des élus)
- Aide à l'organisation des vernissages auprès des exposants
Secteur patrimoine-UNESCO-relations internationales
Sous l'autorité du responsable du service patrimoine :
- Organisation des comités de biens Cité épiscopale et Mappa Mundi et des autres événements organisés par la direction (colloques, conférences.) : gestion administrative et logistique
- Participation à l'organisation des journées européennes du patrimoine : accueil du public
- Contribution à l'organisation des conditions d'accueil des délégations
Projet Escale Lapérouse
En appui de la cheffe de projet :
- Contribution ponctuelle à l'organisation administrative et logistique de certaines réunions importantes dont les comités scientifiques et à l'accueil de personnalités : gestion des invitations, réservation des hébergements, organisation des déplacements et de la restauration pour les participants, réservation des salles et du matériel...
