Assistant / Assistante de direction

L'entreprise Ennoblissement Technique de Cernay, basée à Cernay, recherche un assistant ou une assistante de direction . Vous serez rattaché à la direction de l'entreprise et vous serez amené à exercer des fonctions administratives et comptables destinées à accompagner les différentes activités de la société.

Missions principales :

Au titre de l'assistance de direction :
- Accueillir, orienter, renseigner des personnes à l'espace de réception ou au standard téléphonique
- Réceptionner le courrier entrant et envoi du courrier sortant
- Assister le directeur dans les relations avec les partenaires internes et externes
- Assurer la logistique des réunions organisées par le directeur
- Elaborer des projets de réponse à des courriers ou courriels
- Elaborer des projets de dossiers administratifs
- Saisir et mettre en forme des documents et notes internes et externes
- Assurer une relecture des courriers, notes, rapports, dossiers administratifs
- Effectuer l'archivage des dossiers
- Gérer les achats en lien avec le service concerné : suivi des stocks, aide au suivi des commandes
- Administration des ventes : gérer le suivi des commandes clients, facturation clients, statistiques trimestrielles de chiffre d'affaires

Au titre de la comptabilité :
- Saisir des factures de ventes et d'achats en lien avec le service de comptabilité concerné
- Lettrer et apurer les comptes fournisseurs et clients
- Effectuer un rapprochement bancaire
- Assurer les relances clients en lien avec le service de comptabilité concerné
- Elaborer des projets de réponse à des courriers ou courriels
- Assurer l'interface avec le cabinet d'expertise comptable sur des questions simples de comptabilité sous les directives de l'expert-comptable

Au titre du rôle de correspondant RH:
- Assurer le lien avec le cabinet d'expertise comptable sur des sujets simples d'ordre social
- Accompagner le directeur à assurer l'interface avec l'ensemble des interlocuteurs externes en matière de social/RH
- Elaborer des projets de réponse à des courriers ou courriels
- Elaborer des projets de dossiers administratifs
- Saisir et mettre en forme des documents et notes internes et externes
- Assurer une relecture des courriers, notes, rapports, dossiers administratifs
- Suivre les entrées/sorties de l'effectif de l'entreprise et alimenter les registres
- Suivre et réaliser les affiliations de l'effectif à la mutuelle d'entreprise
- Elaborer chaque mois les projets de variables de paie en lien avec le cabinet d'expertise-comptable (relever les absences du personnel, le nombre d'heures effectuées par chaque salarié)
Vous serez également intégré et sensibilisé au processus d'ISO 9001 et 14001. Vous participerez comme l'ensemble du personnel, au maintien et à la diffusion de ces normes de management au sein de l'entreprise.


PROFIL RECHERCHE :
- Maitrise des procédures administratives
- Maitrise des outils informatiques WORD, EXCEL, POWERPOINT
- Capacité à gérer les dossiers administratifs et en assurer un suivi régulier
- Aptitude à proposer et rédiger des documents administratifs tels que des notes, des rapports de réunions ou des courriers
- Capacité à faire le lien entre la direction et les différents interlocuteurs internes ou externes
- Rigueur, précision dans l'exécution des missions administratives
- Discrétion
- Aptitude à organiser et structurer son travail, savoir prioriser les activités et respecter les délais