Assistant / Assistante de direction

Les grandes ambitions de transition écologique de l'équipe municipale couplées aux arrivées des lignes de métro 14 et 15 métamorphosent Villejuif en un terreau propice à l'épanouissement de projets d'envergures tels que la ZAC Campus Grand Parc, la Ferme des frémis, une stratégie ambitieuse de rénovation énergétique du patrimoine et les cours EVEIL.

Ainsi, la ville se prépare à devenir un berceau d'initiatives urbaines novatrices, où l'éco-responsabilité et la connectivité s'unissent pour créer un écosystème capable de répondre aux enjeux de demain.

S'appuyant sur 4 directions, la direction générale des services techniques (DGST) est la référente technique de ces ambitions. La DGST se décompose telle quel : un centre technique municipal, un bureau d'étude bâtimentaire, un bureau d'étude environnement, une direction de la sécurité prévention et médiation et un service administratif et financier.

Afin de croiser les données pour coordonner au mieux les actions inter-directions et d'apporter un soutien organisationnel au directeur, la DGST recrute un.e collaborateur.

Missions principales

Sous l'autorité directe du directeur général des services techniques, en tant que collaborateur-trice, vous devrez assurer les missions suivantes :

- Assurer la gestion administrative classique du DGST (Réception appels téléphoniques, tenue de l'agenda du DGST, organisations des RDV .)
- Piloter le recueil des différentes données des directions afin de préfigurer un observatoire de la ville et des actions menées (propreté, sécurité, espaces verts, travaux, voirie)
- Contribuer au collectif des assistant-es du pôle DG (gestion des congés, formations, continuité de l'activité, amélioration de l'organisation)
- Accompagner le DGST dans le pilotage des dossiers transversaux et le suivi des dossiers stratégiques
- Suivre le système décisionnel et les instances, proposer les ordres du jour, recueillir et relire les notes préparatoires, suivre la mise en œuvre des décisions,
- Préparer les réunions ou rdv du DGST : fonds de dossiers préparatoires, mobilisation des partenaires.
- Gérer et proposer des ordres du jour, organisation des réunions, rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions, revue de presse spécifique à certains dossiers ou d'actualité,
- Être l'interface entre le DGST et les partenaires internes ou externes,
- Mettre en place un système de contrôle adapté afin d'alerter le DGST en cas de difficulté ou de retards dans l'avancement de projets.
- Assurer la gestion administrative classique du DGST (Réception appels téléphoniques, tenue de l'agenda du DGST, organisations des RDV .)
- Contribuer au collectif des assistant-es du pôle DG (gestion des congés, formations, continuité de l'activité)
- Des compétences en cartographie sont un réel plus par rapport à une expérience dans l'assistanat.

Profil recherché

Idéalement, vous possédez un diplôme de niveau BAC+2 d'assistant de direction/assistant manager.

- Bonnes connaissances des problématiques environnementales
- Bonnes connaissances des statistiques
- Formation initiale QGIS et SQL
- Connaissance du fonctionnement des collectivités

Savoirs faire :
- Expérience dans les domaines du développement durable et/ou de la mobilité
- Mobilisation de base de données et représentation graphique associée
- Qualités rédactionnelles
- Grande rigueur dans la gestion des dossiers de la
- Animation de réunions
- Gestion de planning

Savoir être :
- Disponibilité
- Sens aigu de l'organisation
- Aisance et diplomatie dans l'animation du partenariat
- Capacité à travailler en équipe
- Esprit d'initiative
- Sens du service public et de ses responsabilités budgétaires et juridiques
- Discrétion

Avantages(*sous conditions)
- Sport pour les agents
- Prime annuelle de 1600€
- Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
- Adhésion au C.N.A.S*
- Forfait mobilités durables*