Assistant / Assistante de direction

Sous l'autorité de la responsable administrative et financière de la FLSH, l'assistante de direction apportera un soutien opérationnel et administratif à la direction. Elle veillera à maintenir une communication fluide avec les services de la composante, l'UHA et les partenaires externes, tout en organisant divers événements. Ce poste nécessite des compétences organisationnelles, une grande rigueur et une aptitude à travailler en équipe.

Activités principales
- Accueil téléphonique et du public
- Réception/réponse messages électroniques
- Assurer le secrétariat de direction
- Déplacements de l'équipe de direction
- Réceptionner, distribuer le courrier
- Suivi administratif des vacataires et des dossiers conférencier ainsi que le suivi de la mise en paiement en lien avec la Responsable administrative et financière
- Participation au conseil de la composante et en rédiger les comptes rendus
- Mettre à jour des fichiers de données
- Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, tableaux,.)

Activités associées
- Participer à l'organisation des manifestations dans les locaux en lien avec la Responsable Administrative et Financière en apportant un soutien logistique et administratif (convention de mise à disposition, etc.)
- Gérer les aspects logistiques d'évènements, tels que la restauration, hôtes, micros
- Gérer le stock papier pour les photocopieurs ainsi que la gestion des 4 copieurs (mise en place quota copies - suivi consommation sur le logiciel TOP ACCESS - contact pour le dépannage)

Profil recherché
Une formation en administration, gestion est souhaitée, ainsi qu'une expérience préalable en tant qu'assistante de direction ou dans un rôle administratif similaire.
CDD 4 mois - remplacement congé maternité
Fiche de poste disponible sur le site www.uha.fr - rubrique « recrutements/personnels administratifs et techniques/offres d'emploi »