informations générales
Courbevoie
Bras droit de la Direction de l'Etablissement, l'Adjoint-e de Direction a pour mission de :
- Seconder la Direction et la remplacer en cas d'absence
- Garantir la qualité du lien administratif entre la Direction, les managers et les fonctions supports du Groupe : assurer la gestion des ressources humaines, de la comptabilité et du suivi budgétaire
- Manager l'équipe administrative de l'établissement
- Piloter des projets ponctuels au sein de l'établissement
En tant que membre du CODIR, participer aux décisions clés de l'établissement
- Participer aux roulements des astreintes administratives pour assurer la continuité de la Direction sur l'établissement
- Remplacer la Direction lors de ses absences en assurant les missions de relation famille et résident, la gestion de l'établissement, la commercialisation, et le management
- En lien avec la Direction Territoriale, prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement
- Assurer le pilotage de projets confiés par la Direction
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement administratif de l'établissement
- Participer à la mise à jour annuelle du Plan Bleu et connaître son rôle en cas de déclenchement du Plan Bleu
Manager les ressources humaines
- Gérer l'administration du personnel
- Participer au processus de recrutement et d'intégration des équipes et promouvoir les bonnes pratiques auprès des managers
- Accomplir ou superviser la réalisation des formalités d'embauche : DPAE, renseigner le registre unique du personnel, organiser les visites avec la médecine du travail, établissement des contrats et avenants, gestion des couvertures sociales, suivi des périodes d'essai, etc.
- Gérer les temps sur l'outil de planification ou superviser la gestion des temps déléguée aux managers
- Assurer ou superviser la gestion des absences : attestations de salaire, déclarations d'accident du travail, dossiers prévoyance, gestion des congés.
- Collecter, préparer et vérifier les éléments de paie en lien avec les managers et la Direction
- Accomplir ou superviser la réalisation des formalités de départ : certificat de travail, solde de tout compte, document de portabilité
- Veiller au suivi des sollicitations des collaborateurs (accusés réception.)
- Gérer la formation professionnelle
- Assurer ou superviser la gestion de la formation professionnelle : élaborer en lien avec la Direction le plan de développement des compétences, suivre les demandes de formation, tenir à jour l'outil de pilotage de la formation, gérer les demandes de prise en charge et de remboursement de l'OPCO.
- Participer à la mise en place et au renouvellement des Instances Représentatives du Personnel (CSE) ; veiller à leur bon fonctionnement (ordre du jour, convocations et planification de réunions)
- Participer à la gestion administrative des procédures disciplinaires
- Veiller au respect des obligations légales et conventionnelles (tenue des registres, affichages, déclarations obligatoires, accords d'entreprise.)
Gérer l'administratif et les achats
- Gérer la facturation du séjour
- Veiller à l'exhaustivité du dossier du résident (pièce administratives récupérées, contrat de séjour signés)
- Veiller à la mise à jour des fiches résidents
- Valider la facturation (hébergement, Allocation Personnalisée d'Autonomie, aide sociale)
- Garantir le bon suivi de la trésorerie (remise des chèques envoyés par les payeurs en banque, suivre le recouvrement en établissement) et le traitement des impayés
- Etablir les soldes de tout compte
- Veiller à la transmission à la CPAM des états de présence mensuels des résidents ainsi que du montant des dispositifs médicaux et des dotations soins
Déclarer les sinistres et suivre les dossiers en lien avec le service du groupe
Etc....
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- Garantir la qualité du lien administratif entre la Direction, les managers et les fonctions supports du Groupe : assurer la gestion des ressources humaines, de la comptabilité et du suivi budgétaire
- Manager l'équipe administrative de l'établissement
- Piloter des projets ponctuels au sein de l'établissement
En tant que membre du CODIR, participer aux décisions clés de l'établissement
- Participer aux roulements des astreintes administratives pour assurer la continuité de la Direction sur l'établissement
- Remplacer la Direction lors de ses absences en assurant les missions de relation famille et résident, la gestion de l'établissement, la commercialisation, et le management
- En lien avec la Direction Territoriale, prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement
- Assurer le pilotage de projets confiés par la Direction
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement administratif de l'établissement
- Participer à la mise à jour annuelle du Plan Bleu et connaître son rôle en cas de déclenchement du Plan Bleu
Manager les ressources humaines
- Gérer l'administration du personnel
- Participer au processus de recrutement et d'intégration des équipes et promouvoir les bonnes pratiques auprès des managers
- Accomplir ou superviser la réalisation des formalités d'embauche : DPAE, renseigner le registre unique du personnel, organiser les visites avec la médecine du travail, établissement des contrats et avenants, gestion des couvertures sociales, suivi des périodes d'essai, etc.
- Gérer les temps sur l'outil de planification ou superviser la gestion des temps déléguée aux managers
- Assurer ou superviser la gestion des absences : attestations de salaire, déclarations d'accident du travail, dossiers prévoyance, gestion des congés.
- Collecter, préparer et vérifier les éléments de paie en lien avec les managers et la Direction
- Accomplir ou superviser la réalisation des formalités de départ : certificat de travail, solde de tout compte, document de portabilité
- Veiller au suivi des sollicitations des collaborateurs (accusés réception.)
- Gérer la formation professionnelle
- Assurer ou superviser la gestion de la formation professionnelle : élaborer en lien avec la Direction le plan de développement des compétences, suivre les demandes de formation, tenir à jour l'outil de pilotage de la formation, gérer les demandes de prise en charge et de remboursement de l'OPCO.
- Participer à la mise en place et au renouvellement des Instances Représentatives du Personnel (CSE) ; veiller à leur bon fonctionnement (ordre du jour, convocations et planification de réunions)
- Participer à la gestion administrative des procédures disciplinaires
- Veiller au respect des obligations légales et conventionnelles (tenue des registres, affichages, déclarations obligatoires, accords d'entreprise.)
Gérer l'administratif et les achats
- Gérer la facturation du séjour
- Veiller à l'exhaustivité du dossier du résident (pièce administratives récupérées, contrat de séjour signés)
- Veiller à la mise à jour des fiches résidents
- Valider la facturation (hébergement, Allocation Personnalisée d'Autonomie, aide sociale)
- Garantir le bon suivi de la trésorerie (remise des chèques envoyés par les payeurs en banque, suivre le recouvrement en établissement) et le traitement des impayés
- Etablir les soldes de tout compte
- Veiller à la transmission à la CPAM des états de présence mensuels des résidents ainsi que du montant des dispositifs médicaux et des dotations soins
Déclarer les sinistres et suivre les dossiers en lien avec le service du groupe
Etc....
