informations générales
Toulouse
Sous l'autorité hiérarchique du directeur de site, l'assistant(e) de direction réalise les opérations courantes de gestion administrative. Il - Elle coordonne les projets et les animations qui ont lieu sur le site. Il - Elle contribue à la mise en œuvre du service sur le site.
Activités principales :
Secrétariat du directeur de site :
- Accueil physique des usagers et partenaires
- Gestion de l'agenda, des communications téléphoniques, des plannings des salles ou foyers des résidences et des courriels de la boite génériques du site
- Planification et organisation de réunions, diffusion d'informations et transmission de consignes auprès des DUG du site et des services ; participation à des réunions avec les partenaires : rédaction de comptes rendus, création de contenus
- Coanimation des réunions avec le directeur de site ; réalisation de bilans et comptes-rendus
- Gestion des commandes et des prestations de sites
- Suivi du budget du site (devis, bon de commande et suivi recouvrement des factures)
- Contribution à la mise en œuvre d'actions, de dispositifs et procédures
- Contribution à l'étude de faisabilité des projets déployés sur le site
- Régulation des échanges et activités du site
- Assure le relai entre la directrice de site et les équipes du site
- Veille à transmettre les informations au sein du site de manière fiable.
- Veille au bon déroulé de la vie du site
- Assure les permanences relai avec la direction générale et les directeurs d'unité de gestion en l'absence du directeur de site.
Gestion des projets et des événements : Coordination et suivi des actions d'animation au niveau du site ; Conception, gestion, suivi, bilan et valorisation des projets du site en lien avec le service vie de campus et les associations. Transmission des informations sur les projets du site aux services communication et vie de campus du Crous et aux établissements partenaires.
Coordination et accompagnement du dispositif Service Civique : coordination, accompagnement et tutorat des volontaires en service civique sur le site en lien avec l'animatrice de site et le service vie de campus ; participation au recrutement ; préparation et organisation des réunions d'animation.
Référent développement durable (DD) du site en lien avec le chargé de mission DD du Crous : organisation d'événements, coordination d'initiatives avec les partenaires, jardin partagé.
Relations partenariales : Assure le lien avec le réseau des partenaires : associations, intervenants, étudiants.
Gestion des emplois référents étudiants sur le site : recrutement et administration des dossiers en relation avec le service des RH ; création des emplois du temps ; coordination de ces emplois avec les services concernés, coordination et suivi des missions (sensibilisations, etc.).
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Secrétariat du directeur de site :
- Accueil physique des usagers et partenaires
- Gestion de l'agenda, des communications téléphoniques, des plannings des salles ou foyers des résidences et des courriels de la boite génériques du site
- Planification et organisation de réunions, diffusion d'informations et transmission de consignes auprès des DUG du site et des services ; participation à des réunions avec les partenaires : rédaction de comptes rendus, création de contenus
- Coanimation des réunions avec le directeur de site ; réalisation de bilans et comptes-rendus
- Gestion des commandes et des prestations de sites
- Suivi du budget du site (devis, bon de commande et suivi recouvrement des factures)
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- Contribution à l'étude de faisabilité des projets déployés sur le site
- Régulation des échanges et activités du site
- Assure le relai entre la directrice de site et les équipes du site
- Veille à transmettre les informations au sein du site de manière fiable.
- Veille au bon déroulé de la vie du site
- Assure les permanences relai avec la direction générale et les directeurs d'unité de gestion en l'absence du directeur de site.
Gestion des projets et des événements : Coordination et suivi des actions d'animation au niveau du site ; Conception, gestion, suivi, bilan et valorisation des projets du site en lien avec le service vie de campus et les associations. Transmission des informations sur les projets du site aux services communication et vie de campus du Crous et aux établissements partenaires.
Coordination et accompagnement du dispositif Service Civique : coordination, accompagnement et tutorat des volontaires en service civique sur le site en lien avec l'animatrice de site et le service vie de campus ; participation au recrutement ; préparation et organisation des réunions d'animation.
Référent développement durable (DD) du site en lien avec le chargé de mission DD du Crous : organisation d'événements, coordination d'initiatives avec les partenaires, jardin partagé.
Relations partenariales : Assure le lien avec le réseau des partenaires : associations, intervenants, étudiants.
Gestion des emplois référents étudiants sur le site : recrutement et administration des dossiers en relation avec le service des RH ; création des emplois du temps ; coordination de ces emplois avec les services concernés, coordination et suivi des missions (sensibilisations, etc.).
