informations générales
Bobigny
Les Hôpitaux Universitaires de Paris-Seine-Saint-Denis sont constitués des Hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean Verdier (Bondy) et René Muret (Sevran).
Les missions de la direction des opérations consistent dans le pilotage des projets transversaux ayant un impact sur la performance du groupe hospitalier. A ce titre le directeur des opérations analyse les organisations et propose des évolutions ou des outils dont les objectifs sont d'optimiser les processus de soins.
Des déplacements ponctuels sur les sites René Muret ou Jean Verdier sont possibles.
L'assistant de direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Missions quotidiennes
Gestion des agendas et organisations des réunions
Optimisation des agendas
Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
Accueil physique des usagers et personnels
Prise de notes
Saisie et mise en forme de documents
Tri du courrier
Classement
Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la direction ( PFE, NJVR.)
Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
Réaliser l'interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.)
Mettre à jour semestriellement l'annuaire des partenaires.
Missions Ponctuelles :
- Remplacement des secrétaires des autres directions afin d'assurer la continuité de service si nécessaire
- Liaison avec les équipes Accueil - Standard - Bureaux des rendez-vous ou Archives en cas d'absence de l'encadrement de proximité.
Profil recherché :
Fonctionnaires titulaires, catégories B et C
Contractuels de droit public
Qualités requises :
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité d'anticipation
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité
- Respect de la confidentialité
- Esprit d'initiative
Prérequis souhaités :
- Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique (WORD, EXEL, POWER POINT, OULOOK, Internet et intranet, etc.)
- Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
- Une expérience de travail en équipe de secrétariat et pluridisciplinaire est souhaitée
- Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLes missions de la direction des opérations consistent dans le pilotage des projets transversaux ayant un impact sur la performance du groupe hospitalier. A ce titre le directeur des opérations analyse les organisations et propose des évolutions ou des outils dont les objectifs sont d'optimiser les processus de soins.
Des déplacements ponctuels sur les sites René Muret ou Jean Verdier sont possibles.
L'assistant de direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Missions quotidiennes
Gestion des agendas et organisations des réunions
Optimisation des agendas
Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
Accueil physique des usagers et personnels
Prise de notes
Saisie et mise en forme de documents
Tri du courrier
Classement
Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la direction ( PFE, NJVR.)
Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
Réaliser l'interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.)
Mettre à jour semestriellement l'annuaire des partenaires.
Missions Ponctuelles :
- Remplacement des secrétaires des autres directions afin d'assurer la continuité de service si nécessaire
- Liaison avec les équipes Accueil - Standard - Bureaux des rendez-vous ou Archives en cas d'absence de l'encadrement de proximité.
Profil recherché :
Fonctionnaires titulaires, catégories B et C
Contractuels de droit public
Qualités requises :
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité d'anticipation
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité
- Respect de la confidentialité
- Esprit d'initiative
Prérequis souhaités :
- Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique (WORD, EXEL, POWER POINT, OULOOK, Internet et intranet, etc.)
- Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
- Une expérience de travail en équipe de secrétariat et pluridisciplinaire est souhaitée
- Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée
