Assistant / Assistante de direction

Au sein de la Direction Générale des Services, l'Assistant de Direction (H/F) apporte une aide permanente au Directeur Général des Services en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil.

Membre de la Direction Générale, l'agent peut intervenir en soutien des autres collègues (juriste, secrétariat général, grands projets, ).

Missions :
- Organiser l'agenda, les rendez-vous et les déplacements du DGS ;
- Accueillir les différents interlocuteurs par téléphone ou physique (agents et public extérieur) ;
- Assurer le secrétariat et le suivi administratif du service (rédaction de mails, courriers, relevés de décisions, compte-rendu, classement, ) ;
- Préparer les dossiers complets et gérer la logistique des rendez-vous en amont des rendez-vous et réunions pour le Directeur Général des Services et le service juridique (envoi des convocations) ;
- Aider à l'organisation des Assemblées délibérantes et non délibérantes ;
- Suivre des projets et activités de la direction ;
- Enregistrer et diffuser quotidiennement le courrier et suivre les réponses.

Profil recherché :

Diplôme :

- BTS Support à l'Action Managériale, BTS Assistant de Direction ou équivalent souhaité.


Savoirs :

- Compétences informatiques : (outils bureautiques, Cloud, système d'information) ;
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services d'une collectivité ;
- Notion d'organisation et de gestion du temps ;
- Principes rédactionnels des notes de synthèses.

Savoir-faire :

- Capacité à prioriser et identifier les situations sensibles, devoir d'alerte ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
- Etablir une relation de confiance avec le Directeur Général des Services, ;
- Organiser le classement et l'archivages des dossiers ;
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Savoir-être :

- Sens du service public ;
- Discrétion et confidentialité dans l'exercice des missions ;
- Sens des relations humaines ;
- Polyvalence, autonomie ;
- Sens de la rigueur, de la méthode, de l'organisation ;
- Esprit d'initiative et d'équipe.

Temps de travail :
Temps complet (36h00 sur 4,5 jours avec une demi-journée de libérée par semaine) - Horaires flexibles.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème traitement de base + avantages sociaux (CNAS, chèques Kadéos, participation aux titres-restaurant, participation aux titres de transport, participation à la prévoyance santé).

Merci d'adresser votre lettre de motivation et CV avant le 28 juillet 2024 à :

Monsieur le Maire de Beaune
Direction des Ressources et des Relations Humaines
8 Rue de l'Hôtel de Ville
BP 30191
21205 BEAUNE CEDEX

Ou par mail via cette offre d'emploi